직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(4) -일거리를 할일로 가공하기2/3: 프로젝트의 설정

지난 글에 이어서...

여담이지만, 수집함을 비울때는 제일 위에서 부터 하나씩 순서대로 처리하는 것을 권한다. 처리하기 쉬운것만 쏙쏙 골라서 처리하다보면 결국 많이 고민해야하는 일거리들만 남고 수집함에만 머무는 항목들이 늘어나게 된다.

KEC 해외전시회 참가 준비

올해 김대리의 회사에서는 KEC (가칭) 라는 해외전시회에 참가하여 취급하는 제품들을 선보이기로 하였다. 그래서 전시회에 참가하기 위한 준비를 해야 한다. 딱 봐도 덩어리가 커보인다. 몇가지 하위할일들로 처리가 가능한 일거리가 아니다. 

이럴경우에는 이 일거리를 마무리할때 까지 일괄적으로 추적하여 관리할 수 있도록 최상위 프로젝트로 등록하고 일거리를 관리하는 것이 좋다.

김대리는 'KEC 해외전시회 참가준비' 라는 일거리에 마우스 우클릭한 후, "새로운 프로젝트로 만들기" 를 클릭한 후, [KEC 해외전시회 참가 준비] 라는 최상위 프로젝트를 새롭게 추가하였다. 

'새로운 프로젝트로 만들기' 메뉴는 최상위 프로젝트를 보다 빠르게 생성할 수 있게하고, 선택했던 일거리들을 모두 해당 프로젝트로 자동으로 옮겨주는 편리한 기능이므로 애용하도록 하자.

'프로젝트로 관리할 것인가 단순한 작은 프로젝트로 처리할 것인가?'

이것은 감이나 일거리를 분류하는 개인적인 방식에 많이 따르게 되는데 처음부터 정확히 판단하려 하지 말기 바란다. 하다보면 감이 생기고 어떤 식으로 가공해야 할지 쉽게 판단이 선다. 일단 일거리의 덩어리가 크다(?)고 판단이 든다면 최상위 프로젝트로 구분하여 관리하기를 권한다.

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프로젝트 메모 작성하기

에코태스크에서 프로젝트를 구성하는 방법은 뒤에 별도의 글감으로 다루려고 하였는데 내친김에 지금 설명드리겠다.

'KEC 해외전시회 참가 준비' 라는 프로젝트를 생성했다면 화면 우측을 보자. 프로젝트 리스트에서 프로젝트를 선택하면 프로젝트 상세보기 화면이 우측에 나타나는데, 이 프로젝트 상세보기에는 해당 프로젝트를 진행함에 있어서 참고해야 할 포괄적인 정보들을 기록해두는 용도이다.

먼저 프로젝트의 시작날짜와 기한을 클릭하여 예상되는 기간을 설정한 후, 메모란에 Ctrl+T로 타임스템프를 찍고 해당프로젝트에 대한 간략한 설명을 적어보자. 타임스템프는 중요하다. 항상 사용하는 습관을 들이길 권한다.

자 이제 김대리가 작성한 메모를 한번 보자. 

프로젝트에 추가하는 첫번째 메모는 이처럼 그 프로젝트를 성공적으로 마무리했을때의 결과를 상상해서 적어보길 권한다. 좀 우습게 보일지 몰라도 항상 프로젝트에 접근할 때 내가 원하는 결과물을 확인할 수 있기때문에 그 프로젝트나 일거리의 목적성을 분명히 할 수 있고, 옆길로 새는 것을 방지해 주는 훌륭한 이정표 역할을 할 것이다.

이후로 프로젝트를 진행하면서 중요한 이슈나 참고사항들을 타임스템프를 찍어가면서 아래로 쭈욱 적어나가면 된다.

관련 링크 첨부하기

추가로, 아래쪽의 링크첨부 영역에 해당 프로젝트와 관련된 파일들이 저장된 폴더나 관련 파일들을 첨부하자. 첨부라고 표현했지만 파일이나 폴더를 에코태스크에 직접 복사하는 것은 아니다. 단순히 파일이나 폴더로 이동하는 링크를 첨부하는 것이므로 원본 파일이나 폴더에는 전혀 영향을 미치지 않는다.

링크를 첨부할때는 마우스 우클릭으로 첨부할 수도 있지만, 윈도우 탐색기에서 Ctrl+C 로 복사한 후, Ctrl+V로 붙여넣기하거나 또는 드래그&드롭으로 아주 쉽게 첨부할 수 있다. 한꺼번에 여러개도 가능하다!

이 첨부 영역에 프로젝트와 관련된 파일이나 폴더를 첨부해두면 더블클릭으로 해당 폴더나 파일을 빠르게 열어볼 수 있다. 또한, 웹링크나 받은편지함의 이메일 링크, 에버노트의 공유링크, 원노트 사용자라면 원노트의 페이지링크나 단락링크를 붙여넣기 해두면 한번에 해당 링크로 접근할 수 있다.

보통 프로젝트를 진행하게 되면 관련되는 문서나 파일들을 일괄 저장하는 폴더를 생성하게 되는데, 이러한 폴더의 바로가기 링크를 첨부해두면 언제다 해당 폴더로 바로 이동이 가능할 것이다.

원노트를 애용하는 필자는 원노트의 단락링크를 주로 붙여넣기해두는데, 원노트 문서중간의 원하는 문장 위치에서 단락링크를 복사하여 붙여넣기 해두면 클릭한번으로 원노트 문서의 해당위치로 이동하므로 대단히 편리하다.

또한 첨부링크의 제목은 변경가능하므로 링크를 추가한 후, 좀더 알아보기 편한 제목으로 바꿔서 시인성을 높일 수 있다.

프로젝트 뿐만아니라 모든 할일의 메모란 아래에는 이 첨부링크 영역이 있으므로 활용해보도록 하자.

이로서 [KEC 해외전시회 참가 준비] 라는 프로젝트의 기본적인 셋팅은 끝났다.

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프로젝트 계획 세우기

이제 [KEC 해외전시회 참가 준비] 를 성공적으로 처리하기위한 할일들의 대략적인 아웃라인을 작성해볼 차례이다.

좀더 디테일하게 프로젝트의 일정을 수립하기위해서는 아래 그림처럼 WBS (Work Breakdown Structure) 나 간트차트와 같은 도구를 사용해야 하지만, 보다 간단한 프로젝트를 진행하면서 이런 도구까지 매번 사용하는것은 번거로운 일이다.

이러한 소규모 프로젝트를 진행하기 위해서는 일단 에코태스크에 그 프로젝트를 진행할때 필요한 할일들을 쭈욱 적어보자.

순서는 크게 상관없으며 처음에는 생각나는대로 일단 적어보고 정리해 나가면 되는데, 딱 한가지만 기억하자.

'가장 마지막에 처리해야 할 일을 가장 먼저 적어놓고 시작하기'

[KEC 해외전시회 참가 준비] 라는 프로젝트를 진행하면서 가장 마지막에 해야 할 일은 무엇일까?

예를 들어, 전시회에 전시할 제품들을 전시회장에 보내기 위해 팩키징해서 선적을 해야 하는 일이 가장 마지막에 해야할 일이라면 그 할일을 먼저 적어보자.

김대리는 '전시용 제품 선적하기' 라는 마지막에 해야할 것 같은 할일을 적어두고 예정일을 2월1일로 설정해 두었다.

이처럼 프로젝트의 일정을 수립함에 있어서 마지막에 할일을 가장 먼저 설정 하는 것은 해외에서는 여러 사용자들에게 이미 검증된 Backward planning (역방향 계획수립 방법) 이라는 방법인데, 필자도 애용하는 방법중 하나이다. 

상세하게 설명하려면 많은 이야기가 있겠지만, 이 방법의 요점은 마지막에 해야 할 일을 상기하면서 그 목적에 도달하기 위한 중간과정의 할일들을 나열해 보면 좀 더 쉽게 해야할 일들에 대한 아이디어를 도출해 낼 수 있다는 것이고, 이것은 쓸데없이 옆길로 새는 것을 방지해 주는 역할을 하기도 한다.

어쨋든, 마지막에 해야 할 일을 알았으니 지금부터 그 할일에 도달하기 위한 중간 과정들을 생각해서 적어보면 생각보다 쉽게 할일들을 설정할 수 있다. 김대리가 적은 프로젝트 일정을 한번 보자.

어디까지나 예시로 작성한 것이라 내용이 허술하기 그지없지만, 대충 이런식으로 오늘부터 마지막 할일을 처리하기 까지의 중간과정을 적어나가고 적절한 실행 예정날짜를 지정해 보자. (주말에 예시를 작성하였더니, 주말에 일하는 회사가 되었는데 무시하자)

[팁 1]

프로젝트일정을 수립할때 Ctrl+N으로 상단의 할일입력창에서 할일을 입력하면, 항상 리스트의 맨 위에 새로운 할일이 추가되는데, 만약 목록의 중간에 할일을 추가하려면 매번 드래그해서 옮겨줘야 하므로 불편할 수 있다. 이때는 새로운 할일을 추가하려는 위치에 있는 할일을 선택한 후 Ctrl+Enter 를 누르면 선택한 할일의 바로 아래에 새로운 할일을 추가할 수 있으므로 꼭 활용해 보기 바란다.

[팁 2] 

처음부터 모든 할일에 예정일을 지정해 줄 필요는 없다. 하단에 보면 예정일 없음 항목이 있는데, 수시로 이 프로젝트 리스트를 보면서 해야할 일들을 체크하고 할일들을 추가하고 일정을 업데이트 할 것이므로 처음 프로젝트 일정을 수립할때는 대략적인 아웃라인을 작성하면 된다.

수집함의 일거리들을 처리할때의 설명처럼 상세하게 모든 것을 설명하진 않았지만, 그 방법들을 프로젝트내의 일거리들을 가공할 때 동일하게 응용해서 사용하면 되므로 보다 자세한 설명은 생략하도록 하겠다.

이렇게 프로젝트에서 일거리들을 정리하고 적절한 날짜를 지정해주고 나면, 좌측 메뉴들중 '오늘', '다음일정', '대기중' 메뉴를 선택하면 해당 날짜에 처리해야할 할일들이 나타나고 적절히 처리해 나갈 수 있다.

참고로, 할일을 처리할때는 주로 오늘, 다음일정, 대기중 화면을 이용하고, 프로젝트의 전체적인 진행상황을 점검하고 일정을 조정할때 각각의 프로젝트 화면을 사용하면 될 것이다.

일처리의 흐름을 따라가다보니 아직도 수집함을 비우고 있는데, 다음글에서 수집함 비우기를 마무리하고 다른 기능들의 활용법에 대해서도 알아보도록 하자.