직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(8) -대기중 항목과 태그의 활용방법: 어떤 일거리도 놓치지 않는다.

앞서 수집함의 일거리들을 가공하는 방법에 대해 설명하면서 대기중 항목에 대해 잠깐 설명한 바가 있다.

정리하는 차원에서 다시 한번 이야기하자면, 대기중 항목은 말 그대로 내손을 떠나서 그 결과를 기다리는 일거리를 의미한다. 

혹시 업무중에 다른사람에게 어떤 일을 요청해놓고 잊고 지나친 적은 없는가? 상대방이 다른 일로 바빠서 내가 요청한 일이 미뤄진다거나 깜빡해서 잊고 있었다면, 본인이 챙기지 않으면 처리해야할 시기를 놓치거나 나중에 서로 얼굴을 붉히는 일이 발생할 수도 있다.

에코태스크로 할일을 관리할때는 거래처나 다른사람에게 어떠한 업무상 요청이나 지시를 했을때, 대기중 항목으로 분류해두고 이를 잊지않고 끝까지 추적해서 관리할 수 있다.

대기중인 할일 관리의 예

예를 들어 설명하기 위해서, 김대리의 할일리스트에 'K501 제품 소개 팜플렛 제작' 이라는 새로운 할일을 추가하였다. 이것은 목표이므로 이 목표를 달성하기 위한 하위할일들도 같이 추가하였다. 

제품의 팜플렛을 제작하려면, 제품의 설명문구과 함께 손으로 작성한 디자인 초안을 전달한 후 디자이너의 손길을 거쳐서 초기 시안을 받아보아야 한다. 시안을 검토한 후에는 몇가지 피드백을 전달하여 최종적으로 팜플렛의 디자인을 결정하고 인쇄소에서 출력하는 과정을 거치면 된다. 그래서 김대리는 아래와 같은 하위행동들을 일단 추가하였다.

• 팜플렛 초안 원디자인에 전달
• 팜플렛 시안 검토

참고로 하위 할일들을 작성할때 반드시 모든 할일들을 나열하기 위해 노력할 필요는 없다. 왜냐하면 일을 진행하면서 중간에 얼마든지 다른 상황이 생길 수 있으므로 대략적으로 처음에 착수해야할 다음행동정도만 적어서 처리를 시작하고 그때그때 추가해 나가도 충분하다.

김대리는 이 할일의 첫번째 하위행동을 보고 원디자인이라는 업체에 팜플렛 초안을 전달하며 아래와 같은 대화를 나누었다.

김대리: 이정도 양이면 언제쯤 시안을 받아볼 수 있을까요?

원디자인 담당자: '아 이정도면 4~5일 정도면 가능할 것 같네요. 

김대리는 대화를 마치고 에코태스크에서 아래와 같이 해당 할일을 처리하였다.

• 일단 '팜플렛 초안 원디자인에 전달' 이라는 하위할일의 체크박스를 체크하여 완료표시를 하였다. (스페이스 바를 눌러 완료상태를 토글할 수 있음을 알아두자.)
• 그리고, 메모란에 타임스템프를 찍은 후 '초안전달 완료. 담당자 아무개가 4~5일 정도 걸린다고 하였음' 이라고 적고,
• Ctrl+Q를 눌러 대기중 항목으로 전환하면서 위임대상자로 '원디자인' 이라는 태그를 지정해 주었다.

다시한번 이야기하지만 타임스템프와 메모는 아무리 사소한 내용이라도 도움이 되니 항상 작성하는 습관을 들이자.

이렇게 처리하면 위와 같이 해당 항목이 리스트 최상단의 대기중 그룹에 위치하는 것을 볼 수 있다.

이제 마지막으로, 예정일을 바꿀 차례이다. 

4~5일 정도 걸린다고 하였으니, 김대리는 4일후쯤 진행상황을 한번더 체크해 보기로 하고 예정일을 4일후의 날짜로 지정하였다.

이렇게 하면 오늘 화면에서 해당 항목은 사라지고 보이지 않는다. 앞으로 4일동안은 이 일에 대해서 생각할 필요가 없으니 잊어버리면 되는 것이다. 예정일이 지정된 4일후가 되면 상단의 대기중 항목에 다시 나타날 것이므로 그때 한번쯤 전화를 걸어 진행상황을 확인하면 된다. 

참고로, 현재 대기중인 모든 항목들은 왼쪽의 대기중 메뉴에서 확인가능하며, 대기중인 결과물을 확인한 후에는 다시 마우스 우클릭메뉴나 Ctrl+Q를 눌러서 다음행동으로 상태를 변경한 후 다음 해야할 행동을 처리해 나가면 된다.

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태그의 활용(1) - 대기중 항목의 조회

대기중으로 지정된 모든 항목들을 볼수 있는 또다른 방법은 태그를 조회하는 방법이 있다. 왼쪽의 Tag탭을 눌러보면 지금까지 김대리가 작성한 대기중 항목들의 모든 위임대상자의 목록을 볼 수 있는데, 이 태그들을 클릭하면 아래와 같이 그 대상에게 지정된 모든 대기중 항목을들 모아서 한번에 볼 수 있다.

업무를 진행하면 하나의 대상에 여러가지 업무를 위임하는 경우가 많은데, 대기중 태그를 활용하면 그 대상에 속해있는 관련업무를 한번에 모아볼 수 있으므로 우연히 전화통화를 하는경우에는 태그보기를 참고하여 대상과 관련된 모든 일거리의 진행상황을 누락없이 한번에 체크할 수도 있다.

태그의 활용(2) - 특정대상을 지정하기

여러가지 일들을 진행하는 거래처가 있는데, 전화를 끊고나면 꼭 뭔가 논의해야 할 중요한 이야기가 생각난다거나, 누군가에게 뭔가 분명히 이야기해야 할 사항이 있었는데 생각이 나지 않는다던가 한 경험은 누구나 한번쯤 겪었봤을 것이다.

이럴때는 할일들에 관련있는 특정인을 태그로 달아보자. 

태그를 추가할 할일을 선택한 후, 마우스 우클릭메뉴>태그 를 클릭하거나, Ctrl+T (Tag)를 눌러 태그를 추가할 수 있다. 

이렇게 해두면 대기중인 상태가 아닌 일거리라도 특정인과 관련된 일거리들을 태그로 한번에 모아 볼 수 있기때문에 협업이 잦은 업무의 경우 상당히 유용하다.

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태그의 활용(3) - 할일을 다양하게 분류하기

태그는 프로젝트 외에 할일을 분류할 수 있는 또다른 방법인데, 사용자가 사용하기에 다라 여러가지 방법으로 활용이 가능하다. 

GTD 일처리 관리기법에서는 태그를 주로 실행환경 이라고 부르는 것을 구분하기 위해 많이 사용한다. 예를 들어, 특정 장소에서 할 수 있는 일들을 @사무실, @집, @컴퓨터, @외부, @전화 식으로 구분하여 태그를 달아 둔 후, 그 환경에서는 해당태그가 달린 할일들만 조회하여 처리하는 방식이다.

GTD에서 제안하는 방식을 그대로 적용해도 좋겠지만, 에코태스크는 주로 책상앞에서 사용하게 되는 PC용 앱이므로 태그를 굳이 이런식으로 구분해둘 필요는 없을것이다. 그대신 필자가 사용하는 방법을 하나 소개하겠다.

할일의 예상 소요시간을 구분하는 태그인데 다음과 같다. 태그의 앞에 +부호는 태그리스트에서 제일 상단에 보여주기 위한 방법임으로 참고하자.

+5분

+15분

+30분

+45분

+60분

반드시 처리해야 하지만 그리 급하지 않은 일거리들중 대략 한시간 이내의 사소한 할일들은 이런식으로 대충 소요될 시간을 예상해서 적절한 시간태그를 붙인 후, 예정일도 지정하지 않고 해당 프로젝트 폴더에 던져둔다. 

그러면 이 시간태그로 위 그림처럼 해당되는 짧은 시간내에 처리할 수 있는 일거리들만 모아볼 수 있다. 시간태그는 짜투리 시간을 활용하거나 업무도중 주의를 환기시키고 싶을때 혹은 집중력이 떨어져서 기분전환이 필요할 때 사용해보자.

예를 들어, 한가지 업무를 끝내고 시계를 보니 점심시간이 30분 정도 남았다고 하자. 이럴때는 시간이 오래 걸리는 새로운 할일을 시작하는 것 보다는 이 시간태그에서 30분 이내에 끝낼 수 있는 할일을 조회한 후 처리하는 것이 일처리의 능률을 올릴 수 있는 좋은 방법이다. 혹은, 에너지소모가 심한 업무를 처리한 후, 좀더 가벼운 업무를 처리하고 싶을때도 사용한다.

일거리의 가짓수를 줄이는 것도 시간이 오래걸리는 중요한 일 한가지를 처리하는 것만큼 중요하기 때문에 이 글을 읽는 독자들도 시간태그를 설정해두고 적절히 사용해보길 권한다.

참고로, 업무상 태그를 추가하다보면 위임대상만 해도 생각보다 많은 태그가 만들어지게 되는데, 에코태스크의 태그 리스트에는 지정된 항목이 있는 태그만 보여지므로 태그를 어떻게 구성할까 고민하지말고 그때 그때 필요한 태그를 얼마든지 생성해도 된다.

아무리 태그를 많이 생성해도 태그리스트는 복잡해 보이지 않으므로  대기중 항목과 더불어 태그도 꼭 한번 활용해 보길 권한다.