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이제부터가 시작이군요.
앞이 캄캄하네요. 잘 아는것도 아니면서 강좌라고... 괜히 시작한건 아닌지... ㅠ.ㅠ;
간단히 생각해봐도, 초보자 수준에서 설명을 할려니 양이 이거 장난이 아닐것 같네요...

어쨋거나 시작합니다. ^^;
(중간중간에 more/less로 스크롤의 압박을 줄였습니다. ㅋㅋ)

6. 카테고리와 키워드의 설정및 화면구성
본격적으로 입력을 해보기 전에, 추가로 간단히 설정해야 할 것이 있습니다.
카테고리의 설정과 보기화면의 설정입니다.
랜드스케이프모드로 사용하시는 분들은 상관없겠지만, 일반적으로 사용하기 위해서는 화면이 협소한 관계로 보기화면도 구분해야 할 필요성이 있습니다.



저는 개인적으로 Bonsai에서의 Inbox는 그렇게 잘 활용하지 않습니다. Inbox에 적어넣을 내용을 그때그때 파악해서 다음에 설명할 Action이나 Projet등의 범주에 바로 넣어버리죠.
굳이 시간을 두고 좀더 검토하여 판단해야 할 내용이 아니라면, 다음에 설명할 Action등의 다른 범주로 바로 입력하시면 됩니다.
꼭 모든 일거리가 기계적으로 Inbox라는 곳을 거쳐야 할 필요는 없으니까요. ^^;
위의 예도 예일뿐이며, 실제 상황이라면, Work Project & Action으로 바로 들어가서 하위 Action들을 구성해 볼 수 있는 것이죠.

Bonsai에서의 Inbox를 GTD에서 이야기하는 Inbox의 총괄개념으로 보시면 안됩니다.
GTD에서 이야기 하듯이, Inbox는 커다란 박스가 될 수도 있고, 단 한 개의 화일철이 될수도 있으며, Palm의 메모장이 될 수도 있습니다. 중요한 것은 자신의 Inbox가 어떠어떠한 것인지만을 분명히 해두시고 수시로 관리하는것일 뿐이며, Bonsai에서의 Inbox는 단지 여러 종류의 Inbox중 하나일 뿐입니다.
예를 들어 검토해야할 신문기사가 있다면 준비된 커다란 박스(제경우는 책장의 한켠을 비워두고 inbox로 활용합니다.)에 던져넣어두면 끝나는 것이지 구태여 Bonsai의 Inbox에 “신문기사 검토하기”라는 항목을 만들 필요는 없는 것이죠. 도구에 사람이 얽매이면 오히려 도구를 활용하기 싫어지게 되더군요.


7-2. Personal Actions, Personal Projects & Actions
Work Actions, Work Projects & Actions


Personal 과 Work의 차이는 말 그대로 개인적인 일과 업무와 관련된 일의 구분입니다.
세부적으로 Action 과 Projects & Actions의 차이는 어떤 일거리를 처리함에 있어서, 업무흐름도표(Work flow) 에 따라 일의 성격을 결정한 후에, 이 일이 1개이상의 행동이 필요한가 필요하지 않은가에 따른 구분입니다.

해당 일을 처리하는데 있어서 1개의 행동으로 마무리 되는 것은 Actions/@Actions로 들어갑니다.
1개이상의 행동이 필요한 경우는 Projects & Actions로 들어갑니다.
이때 Personal과 Work의 구분을 통해서 해당 Object의 하위로 넣어주시면 되겠죠.

여기서 잠깐 중요한 룰을 언급하고자 합니다.
1. 모든 입력은, 아래의 View 아이콘을 클릭한 후, "입력" View의 화면에서 실행합니다.
2. 입력은 무조건 좌 -> 우 로 진행하며, 해당되는 항목을 꼼꼼히 체크해서 필요한 부분은 반드시 입력해 줘야 합니다.
이것은 Bonsai에서 GTD를 활용하기위해서는 아주 기초적인 작업이며, 처음 입력에서 누락된 부분이 있다면 기껏 공들여 준비한 시스템을 제대로 활용할 수 없게 됩니다.
처음에는 입력작업이 조금 번거롭게 느껴질 수는 있겠으나, 조금만 익숙해지면 아주 단순히 즐겁게(?)입력 할 수 있습니다.
환경이 가능하다면 데스크탑용 Bonsai를 사용하셔도 되겠죠.


7-2-1. @Actions의 입력
@Actions에 입력하기에 앞서, GTD에서 이야기하는 “2분규칙”이 적용됩니다.
“2분이 채 안걸리기 때문에 지금바로 실행할 수 있는 행동”은 @Actions에 입력하시면 안됩니다. 바로 실행해서 즉시 끝마쳐야 합니다.
따라서 이곳에 입력되는 행동은 “지금현재 바로 실행할 수 없는 행동”, 즉 GTD의 “연기한다”에 해당한다고 보시면 됩니다.
GTD를 활용해보신분들은 아시겠지만, 제 개인적으로는 이 “2분규칙”하나만으로도 업무능률이 상당히 올라갑니다.



7-2-2. @Calls
단순한 전화통화로 해야 할 일들은 여기에 들어갑니다. 단, 여기에 들어가는 항목은 일회성의 단순한 안부전화나 문의전화 등으로 프로젝트에 연계된 전화통화는 제외됩니다.
예를 들어, “장인어른에게 안부전화”는 여기에 포함되나,
진행중인 “사무실 비품구입”이란 프로젝트의 다음행동(Action)으로써의 “가구상에 책상 가격 문의전화”는 여기에 들어가지 않고, 다음에 설명되는 Projects & Actions의 해당 Project의 하위항목으로 들어갑니다.



7-2.3. @Waiting for
다른사람에게 위임해야 하는 행동들의 위임후 대기 상태의 항목들이 들어갑니다. 여기서도 @calls와 마찬가지로 일회성의 단순한 항목만이 포함됩니다.
진행중인 Project에 연계되는 위임후 대기상태의 항목은 다음에 설명되는 Projects & Actions의 해당 Project의 하위항목으로 들어갑니다.



7-3. Projects & Actions의 입력
아시다시피 이곳에 입력되는 내용은 1개이상의 행동이 필요한 경우입니다. 아무리 사소한 일이라도 Project List에 올라갈 수 있습니다.
따라서, 이곳에 입력되는 첫번째 항목은 Action(다음행동)이 아닌, 프로젝트명이 됩니다.

GTD에 따르면 프로젝트명은 “무엇무엇을 하기” 라는 제목보다 “프로젝트가 완료 되었을 때의 상황”을 제목으로 정해놓고, 그 완료되었을때의 상황을 항상 상상하면서 Next Action(다음행동)을 결정해보라는 것입니다만, 제 경우는 이 문구가 생각보다 잘 떠오르지 않더군요.
그 이유를 곰곰히 생각해보니, 막연히 일을 추진할 뿐 구체적으로 그 프로젝트에서 거두어야 할 성과가 무엇인지를 잊고 있는 경우가 많습니다.
이런 경우에 적절한 프로젝트 제목의 선정은 실제 일을 추진하는데 있어서 많은 도움이 됩니다.
예를 들어 “가족여행” 라는 Project 제목보다는 “화목한 가정을 위한 가족여행”은 어떨까요?
목적을 분명히 하는경우 해야 할 일의 Next Action(다음행동)을 보다 능률적으로 정할 수 있습니다.
예가 좀 이상하게 들릴 수도 있겠습니다만, 어떤 의미로 말씀드리는지는 이해하시리라 믿습니다. ^^;

목적에 부합하는 Project명을 입력한 뒤, 그 하위항목으로 Next Action(다음행동)을 나열합니다.
간단한 Project의 경우는, 해당 project의 하위항목을 나열함으로써, 전체적인 outline을 잡아볼 수도 있겠으며, 복잡한 Project의 경우는 토니부잔의 MindMap과 같은 방법을 활용 할 수도 있겠습니다.

이부분에서 처음 GTD를 실행하고자 할때에 고민이 되는 부분이 있죠.
바로, 어느선까지 의 항목을 하나의 Project로 할 것인가 입니다. 잠깐이라도 GTD를 실행해 보셨던 분이라면 많이 공감하실겁니다.
예를 들어, “신제품 출시” 라는 것도 하나의 Project가 될 수 있습니다.
그런데, 여기에는 다시 판매망 구축”, “제품개발”, “생산라인 확보” 등등의 수많은 sub-Project들이 존재하게 됩니다. 그 아래에도 또 마찬가지지요.
그러면 어떠한 선에서 개별적인 Project로 관리를 할 것이냐… 하는것은 한번쯤 고민해 보게 되는 내용입니다.
제가 말씀드릴 수 있는 것은, “자기 마음가는대로…”가 정답 되겠습니다. ^^;
하나의 큰 Project를 만들고 그 아래에 다시 sub-Project들을 만들어서 다시 그 아래에 Next Action을 관리할 수도 있고, 아니면 그 sub-Project들을 개별적인 하나의 Project로서 관리해도 됩니다.
다만, 중요한 것은 그 Project들을 얼마나 자주 보고 검토하며 상황에 맞는 Next Action을 구상하여 실행에 옮기냐 하는 것이지, Project list자체를 예술적(?)으로 관리할 필요는 없는것이죠.
제가 쓰는 방법은 Project를 최대한 세부적으로 나눠서 각각의 Project를 Projects & Action의 바로 하위항목으로 두고 관리를 합니다. 서로 관련이 있는 프로젝트들은 되도록 근접하도록 설정해두고 한눈에 보이도록 관리하는편이 효율적입니다.



앞서 잠깐 설명을 미뤘던 Action의 Link에 대한 정의를 이제 하도록 하겠습니다.

GTD에서는 달력(DateBook)에 입력되는 내용을
특정 날짜가 정해진 행동
특정 날짜가 정해진 정보
특정 시간이 정해진 행동
이 세가지로 정의하고 있습니다.
특정 날짜가 정해진 행동과 특정 시간이 정해진 행동은 거의 같은 개념이라고 보시면 되겠고, 특정날짜가 정해진 정보는 당장 행동을 할 필요는 없지만 알고 있어야 할것. 정도의 개념이 되겠죠.

GTD에서 또하나의 달력에 입력이 되어야 하는 내용들에 대한 정의는 리마인더의 개념입니다. 예를 들어 지금 당장은 진행할 필요가 없지만 언젠가는 검토해 봐야 할 프로젝트가 있다면, 적절한 날짜를 선택해서 달력에 기재해 둔 후, 해당 날짜가 되면 그 건을 상기하고 하나의 Project로서 Bonsai에 집어넣고 진행하던지 폐기하던지 하는 방법입니다.
이것은 특정 날짜는 아니지만 시간적인 제한이 있는 것으로, 지금 당장은 아니지만 어떤 기일이 닥쳐오기전에, 검토되어야 하는 것으로 Somday Maybe(언젠가, 어쩌면) List와는 구분되어 집니다. 이런 경우, 꼭 달력(A5)에 입력합니다.

여기에 저는 개인적으로 또다른 개념을 하나더 추가하였습니다.
Palm과 같이 디지털화 된 관리법이기 때문에 가능한 이야기 일지도 모르겠습니다만,
코비박사가 이야기 하는 우선순위를 살짝 적용하는 방법입니다. 정확히 말하자면 다른 개념입니다만, 제가 활용하는 우선순위는 플랭클린플래너식으로 표현하자면 1 아니면 2입니다.

여러 사람들로부터 지적되는 GTD에서 단점중 하나는, 우선순위가 없다는 것이죠.
요것도 살짝 극복 할 수 있습니다. ㅋ

저는 당일날 무조건, 하늘이 두쪽나도… 천지개벽이 나도… 비가 오나 눈이오나 천둥번개가 치고 집이 내려앉아도 ㅋㅋ 꼭! 해야 하는 Next Action에 우선순위를 두고, 이 우선순위 해당하는 Next Action만을 Bonsai에서 To Do를 걸어 Link를 걸어 달력(A5)에 표시합니다.

그리고는, 달력(A5)에 나타나 있는 Next Action은 당일날 무조건 실행합니다.
그와 동시에, Bonsai에 해당 환경에 맞는 검색을 통해서 남아있는 Next Action들을 처리하던지 계획하던지 합니다. 달력(A5)에 나타나 있는 Next Action은 일종의 자기다짐 형식으로 활용하는 것이죠.
달력(A5)에 나타나 있는 Action은 해당 날짜에 하지 않으면 한강물에 뛰어들 것 이라는 다짐으로 해야 합니다. ^^; 너무 과격한가요. ㅋㅋ

위의 입력하기 예제를 따라하셨다면, 어떤 Action에는 To Do로 Link를 걸어주고 어떤 Action은 링크를 걸어주지 않는가…? 하는 의문이 당연히 생기셨을겁니다만, 이제 그 의문이 풀리셨을겁니다.

그러면, 제가 Palm으로 실행하는 GTD에서, Bonsai에서 To Do로 Link를 걸어 달력(A5)에 표시해야 할 항목은 하기와 같습니다.
1. Call (전화)
2. Waiting For(대기)
3. Next Action(위 설명에 부합하는)


추가적으로 달력(A5)에 나타내야 하는 항목은 추후, "A5의 활용편"에서 추가로 논의하도록 하겠습니다.


7-4. Someday Maybe
이것은 GTD에서 이야기하는 “보류”의 한 종류이죠.
다들 아시겠지만, “보류”의 종류에는 “언젠가어쩌면 List”와 “추후확인 List”의 두가지가 있습니다.
추후확인List는 달력에 기록하게 되며, 일정관련어플인 A5의 활용에서 설명 될 것입니다.
이곳에서는 지금당장은 아니지만 언젠가는 하게될 또는 하고싶은 항목들과 관련된 내용이나 아이디어를 기록합니다.
GTD에서 언급하는대로 하위항목을 나누어서 관리할 수도 있습니다.
예를 들어서 “보고싶은 영화”, “읽고싶은 책”, “아이에게 해주고 싶은것”등의 Simple Object를 만든후, 다시 하위항목으로 그때그때 생각날때마다 적어주시면 되겠죠. “수영배우기”, “중국어 배우기” 등등도 그냥 기록해 주셔도 되고, “배우고싶은것”이라는 항목을 만든후 그 하위항목으로 기록해 두셔도 됩니다.
중요한 것은 이런 항목들은 자주 검토되어야 하며, 자주 업데이트되어야 합니다. 예를 들어 “중국어배우기”라는 항목이 있을 때, “어디어디 중국어학원이 잘한다더라”이야기를 들었다면 그 학원이름 정도는 “중국어 배우기”라는 항목에 노트형식으로 삽입되어야 합니다.
이러한 정보는, 후에 Someday Maybe에 있는 Object를 실행에 옮기고자 할때, Next Action(다음행동)을 결정하는데 중요한 자료가 될 수 있습니다.

7-5. 참고정보
이것 외에 입력이 필요한 것으로는, 당장 필요한건 아니지만 후일 쓰임새가 있을 만한것이나 보관해두고자 하는것등을 일컫는 “참고”사항이 있습니다. 이런것은 팜 사용자라면 다들 잘 활용하고 계시리라 생각합니다. 바로 대표적인 것으로 팜의 메모장이나 주소록이 되겠습니다.
디지털화 할 수 있는 것은 팜을 활용하지만, 대다수의 참고정보는 디지털화 될 수 없는 것들입니다. 이런것들은 당연히 GTD에서 이야기하는 파일링 시스템 등을 적극 활용하시면 됩니다.

다시 한번 말씀드리지만, 팜을 이용한 GTD는 GTD의 주요골격으로 사용될수 있으나, 절대로 GTD의 전체가 될 수 없습니다. 필요한 서류를 간단히 파일링 하시면 될뿐, 팜에서(한곳에서) 활용하기위해서 스캔을 해서 팜에다 저장한다던지 하는 무식한(?) 행동을 하시는 분은 없으시리라 생각합니다. (사실 제가 좀 무식했습니다. ^^;)


두서가 없습니다만,어쨋거나 이로써 <입력>편은 거의 마무리가 되었군요. ^^;

다음으로 대충 구상하고 있는 것으로...
- Bonsai와 A5의 활용
- Bonsai를 2배 강력하게 해주는 Back2Bonsai
- 보다 이쁘고 직관적으로 - 아이콘의 사용
정도가 되겠습니다.

언제 마칠진 모르겠습니다만, (글로만 적으면 좀 쉬울텐데, 글로만 된 강좌는 저부터가 싫어하는지라... 잠오잖아요. ㅠ.ㅠ)

다들 리플로 저에게 힘을... ^^;

_M#]
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