직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(3) -일거리를 할일로 가공하기1/3: 수집함을 비우는 방법

지난 글에서 김대리는 아래와 같은 수집함 목록들을 작성하였다.

모든 에코태스크 이미지들은 클릭하면 크게 볼 수 있으니 김대리가 작성해가는 에코태스크들의 리스트들을 잘 살펴보기 바란다.

참고로, 내용에서 언급되는 상호나 이름등은 모두 임의로 작성한 것으로 실존하는 특정회사나 사람을 칭하는 것은 아니다.

필자가 이것들을 할일목록이라고 하지 않고 수집함 목록이라고 이야기하는 이유는 이 목록은 아직 할일목록이라고 부를 수 없는 문제점들이 있기때문이다. 단지 머리속에 생각나는 일거리들을 모아놓은 목록인데 이것들을 실제 행동으로 옮길 수 있는 행동들의 목록으로 가공해 낼 것이다.

이번 글은 이 항목들을 하나씩 가공해 내는 과정을 설명할 것이므로 글이 좀 길어질 것 같은 예감이 들지만, 하나씩 차근히 생각하며 글의 끝까지 읽어내려가다 보면 필자가 하는 말들이 모두 아주 쉽게 이해가 될 것이다. 그만큼 별로 어려운 것이 없다.

그럼 맨 위의 항목부터 하나씩 할일로 가공해 보자.

신입사원 환영회 식당 예약

김대리에게 신입사원 환영회를 위한 식당을 예약하라는 지시가 떨어졌다. 내가 지금 대리나 달고 이런것까지 해야해 라고 생각했지만 시키면 해야지 어쩔수 없다.

우선 '신입사원 환영회 식당 예약'은 할일이 아니라는 것에 주목하자.

이것은 일종의 '목표'이며 일처리를 끝냈을때의 결과물이다. 그렇다면 진짜 해야 할 일은 무엇일까? '

신입사원 환영회식당 예약' 이라는 목적을 달성하기 위해서는 적당한 식당이 어디인지 알아봐야 하고, 전화를 해서 가격과 해당 날짜에 예약이 가능한지 확인한 후 상사에게 보고하여 승인받은 후 전화를 해서 실제 예약을 끝내고 사내에 해당 사실을 날짜와 함께 공지해야 한다.

이렇게 다수의 실제 해야할 할일(행동)들이 모여서 '신입사원 환영회식당 예약' 이라는 '목표'는 달성된다.

이러한 실제 해야할 행동들의 목록을 GTD에서는 다음행동 목록 이라고 부르고, 목표에 해당하는 '신입사원 환영회 식당 예약'을 프로젝트라고 부른다는 것만 알아두자.

에코태스크에는 이러한 소규모의 프로젝트를 처리하기 위해 우측하단에 하위할일을 관리할 수 있는 작은 리스트가 있다.

이곳에 실제 해야할 행동들을 순서대로 입력해 보자.

메뉴로는 다들 고기를 원하는데 가격이 상대적으로 저렴한 삽겹살은 항상 정해진 단골메뉴이니 인근의 삼겹살집 중에 적당한 식당을 골라야 한다.

• 삼겹살 식당 확인
• 가격과 1월25일 예약 가부 확인 전화
• 사장님 보고후 예약
• 신입사원 환영회 장소 사내 공지

우측하단에 입력된 것처럼 '신입사원 환영회 식당 예약' 이라는 목표를 달성하기 위한 행동단위를 하위 할일목록에 입력해서 실행할 수 있는 할일로 가공해 내었다. 할일목록은 이처럼 목록을 보고 무엇을 해야 할까 생각해야 하는 여지가 없이 목록을 보는 즉시 실행으로 옮길 수 있는 행동목록이어야 한다는 것을 명심해야 한다.

추가로 할일을 가공하면서 그 할일을 처리해야 할 날짜를 설정해 줄 수 있는데, 만약 식당을 오늘 확인해야겠다고 생각한다면  '삼겹살 식당확인'에서 마우스 오른클릭후 예정일을 선택하거나 하위할일 리스트의 예정일 영역을 클릭 혹은 단축키 Ctrl+P로 실행할 예정일을 설정해주자. 하위할일에 예정일을 설정하면 상위할일의 예정일도 그에 따라 바뀌는 것을 확인할 수 있을 것이다.

어쨋든 이것이 실제 실행할 수 있는 할일목록이 되는 것이고 이런식으로 추상적인 할일을 실제 해야할 일로 정형화 하는 것을 일거리를 가공한다 라고 이야기 한다는 것을 알아두자.

덧. 필자가 '회식 식당 확인' 이라고 하지 않고 '삼겹살 식당 확인' 이라고 작성한 이유가 있다. 약간 억측스러운 면이 있긴 하지만, 할일 목록은 목록을 보고 생각할 여지를 주지 않도록 가능한한 상세하게 기술하여야 한다는 예시이다.

최상위 프로젝트 목록 설정하기

이제 추상적인 일거리를 가지고 즉시 실행할 수 있는 할일로 가공하였으니 적절한 프로젝트에 넣어줄 차례이다.

에코태스크의 좌측 프로젝트 영역에 마우스 우클릭 후 '프로젝트 추가'를 눌러 새로운 최상위 프로젝트를 하나 생성하자. 프로젝트의 이름은 [2019년 상반기 일반업무] 로 하자. 앞으로 특정한 카테고리에 포함되지 않은 일반적인 업무들은 모두 이곳으로 옮겨둘 것이다.

최상위 프로젝트는 개인의 설정에 맞게 생성해서 사용하면 되므로, 기본으로 생성되어 있는 Business, Personal 프로젝트는 추후 이름을 바꿔서 사용하던가 지워버려도 무방하다.

최상위 프로젝트의 이름은 아무것이나 해도 좋지만 필자는 개인적으로 년도 또는 상하반기를 나눠서 매년 또는 매분기마다 새로운 프로젝트를 생성해서 사용하는 것이 편리했다.

이제 가공된 '신입사원 환영회 식당 예약' 이라는 할일을 [2018년 하반기 일반업무] 폴더로 옮겨보자. 해당항목에 마우스 우클릭후, '프로젝트>2018년 하반기 일반업무' 메뉴를 선택해도 되지만 마우스로 드래그하여 옮기는 것이 더 간편하므로 편한방법으로 사용하면 된다.

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다시 수집함으로 돌아가서

James 상담결과는 어떻게 되었는가

무작정 머리속에서 떠오르는 생각을 적은 것이다. 이것은 무엇인가? 

James라는 에이전트에게 샘플을 보냈는데 이친구가 그 샘플로 바이어와 상담을 한다고 하더니 소식이 없다. 결과를 알려줘야 결과에 따라 어떤 조치를 해야할지 대응을 할 것인데 말이다. 이것은 내 손을 떠난 일거리의 결과를 기다리는 것으로 GTD에서 이야기하는 '대기중' 항목이다. 이렇게 내 손을 떠난 일거리들은 결과를 받기 전까지 잊고 지내기 쉽고 그렇게 그냥 잊혀지는 경우도 허다하다.

이런 일거리들은 에코태스크에서 대기중 항목으로 분류해두고 그 결과를 얻을때까지 끝까지 추적할 수 있다.

김대리는 일단 추상적으로 작성된 할일의 제목을 'James 상담결과 확인' 으로 적절히 바꿔준 후, 샘플을 보내준 날짜를 기억하고 타임스템프를 찍은 뒤, '2019-01-05 샘플 발송함' 이라고 메모를 입력했다. 어떤 항목이든 관련메모는 그 할일의 세부사항을 상기시켜주는데 큰 도움이 된다.

이제 대기중 항목으로 분류해 보자.

마우스 "오른클릭>대기중"메뉴를 선택하거나 Ctrl+Q 를 눌러 '대기중' 항목을 선택하자.

대기중항목을 선택하면, 아래와 같이 대기를 하고 있는 대상을 입력할 수 있는데 여기에 James라는 새로운 태그를 추가하고 저장해 준다.

대기중 항목으로 지정하면, 아래와 같이 에코태스크의 우측 세부보기창에 대기중인 대상이 태그형태로 보여지며, 좌측 대기중 메뉴와 할일목록 리스트의 최상단에 보여지므로 내손을 떠난 할일들을 잊지않고 상기하고 결과를 추적할 수 있게 해준다.

김대리는 샘플이 배송되는 시간을 감안해서 이틀후쯤 해당 상담결과를 물어봐야 겠다고 생각해서 예정일을 이틀후로 설정한 후,

James는 유럽지역의 수출 거래처이므로 [EU_수출] 이라는 프로젝트를 만들고 해당 프로젝트로 할일을 이동시켜 주었다.

이제 [EU_수출] 이라는 프로젝트에는 유럽지역 수출건과 관련된 모든 업무가 저장될 것이다.

덧. 프로젝트를 설정하는 방법에 관한 팁

프로젝트는 자신의 업무상황에 맞게 적절히 생성해서 사용하면 되며, 김대리의 경우 수출제품명으로 프로젝트를 정할까 고민하다가 수출지역으로 분류해보기로 하고 [EU_수출]이라는 프로젝트 명을 정하였는데, 많은 업무가 일어나는 거래처라면 거래처 이름을 프로젝트명으로 정해도 좋겠다. 어쨋든 처음 프로젝트를 설정할때는 동일한 범주에 있는 할일들을 모아보는 용도로 생성하면 충분하다. 프로젝트의 또다른 활용법은 이후에 다시 자세히 설명할 것이다.

글이 길어지므로, 다음글에서 이어서 나머지 일거리들을 적절히 할일로 가공해 보도록 하겠다.

기본적인 처리방법들은 이미 대부분 설명이 되었으므로, 좀더 간략하고 빠르게 설명이 가능할 것이다.