직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(5) -일거리를 할일로 가공하기3/3: 수집함 마저 비우기

다음 주제를 이야기하기 앞서서...

 지난시간에 프로젝트의 관리방법에 알아보았는데, 이런식으로 새로운 프로젝트들을 생성해서 진행하다보면 완료된 프로젝트들이 계속해서 프로젝트리스트에 쌓이게 되어 보기가 좋지않게 된다. 이럴경우에는 프로젝트에서 마우스 우클릭하고 '프로젝트 보관' 메뉴를 통해서 프로젝트를 보관해 둘 수 있다.

보관해둔 프로젝트는 프로젝트 리스트에서 사라지지만, '보관된 프로젝트' 메뉴를 통해 보관된 프로젝트의 검색과 조회가 가능하다. 필요할 경우 '프로젝트 복원' 버튼으로 되돌릴 수 있음을 참고하자.

수집함을 비우는 도중에 뒤에 설명하고자 예정했던 글감인 프로젝트 설정방법을 앞당겨 설명하느라 수집함을 비우는 설명이 길어졌다. 어쨋든 이제 앞서 설명한 방법들을 응용하여 나머지 일거리들도 마저 가공해보자.

- 개발팀에 하반기 신제품 팜플렛 문의

- 지출결의서 작성

- 책상 정리정돈

- 책상서랍 정리하기

이 네가지 일거리는 특별한 하위행동이 없이 단 하나의 행동으로 끝낼 수 있는 일거리들이므로 필요하다면 날짜를 지정한 후, 각각의 성격에 맞는 프로젝트로 옮겨두기만 하면 된다. 

다만, 한가지 고려해야 할 사항이 있다.

하나의 단일행동으로 처리되는 일거리일 경우, 할일을 가능한한 실제로 실행할 수 있는 행동으로 적어주는 것이 좋다. 예를 들어, '개발팀에 하반기 신제품 팜플렛 문의' 보다는 '개발팀 이주임에게 하반기 신제품 팜플렛 확인전화' 가 그 할일을 보고 생각할 겨를 없이 바로 행동에 옮길 수 있으므로 일거리를 가공해 낼때는 이러한 방식으로 타이틀을 변경해주길 권한다.

실제로 이러한 간단한 방법만으로도 할일을 덜 미루게 되고 실행력을 꽤 향상시킬 수 있는데, 이것은 필자의 경험담이니 믿어도 좋다.

김대리는 '개발팀 이주임에게 하반기 신제품 팜플렛 확인전화' 라는 할일은 별도의 프로젝트로 분류하기로 결정하고, '2019 하반기 신제품 출시' 라는 프로젝트를 생성하여 이동시키고 나머지는 일반업무 프로젝트로 이동시켜 주었다.

- 스페이스 신제품 개발 제안서 번역 보고

스페이스라는 회사에서 자기들이 원하는 신제품을 개발해 달라는 제안서를 보내왔다. 이것을 번역해서 보고해야 하는데 아직 추가자료를 받지 못해 진행을 하지 못하는 상태다. 이런 경우는 두가지 처리 방법이 있겠다. 

하나는 대기중 항목으로 설정하고 '스페이스' 라는 업체명을 태그로 달아두거나, 다른 하나는 언젠가어쩌면 폴더로 이동해 두는 방법이다.

화면 좌측메뉴중 언젠가어쩌면 폴더는 결정된 사항이 없어서 당장 처리할 일은 아니지만 언젠가는 해야하는 혹은 하고싶은(?) 일거리들을 보관해 두는 곳이다. 그래서, 이 언젠가어쩌면 폴더에 있는 항목들은 정기적으로 검토해서 적절한 시기가 되었을때 할일로 가공하여 실행하면 된다.

김대리는 이 일거리는 언젠가어쩌면 폴더로 넣어두고 잊어버리기로 했다. 

언젠가어쩌면 항목으로 설정하기 위해서는, 일단 마우스 우클릭메뉴 를 이용하거나 언젠가어쩌면 폴더로 드래그드롭으로 끌어놓아 언젠가어쩌면 항목으로 설정한 후, 해당하는 적절한 프로젝트로 이동시켜주면 된다.

언젠가어쩌면으로 지정된 항목은 해당프로젝트를 조회했을때 보여지지 않으며, 다음행동으로 지정하기 전까지는 오직 언젠가어쩌면 폴더에서만 확인이 가능함을 참고하자.

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- 동성 K2모델 20,000EA 발주

동성이라는 업체에 K2모델 부품을 20,000개 발주해야 한다. 제품을 발주하기 위해서는 그냥 발주서를 작성할 수도 있겠지만 김대리의 경우는 다음과 같은 과정이 필요하다.

• 동성에 K2모델 부품 재고 확인전화
• 발주서 작성

이제는 앞서 해봤던 처리방법들이니 쉽게 이해할 것이다.

해당일거리의 하위할일로 이 두개의 다음행동 할일을 적어두고 해당하는 프로젝트로 옮겨주면 된다. 

그전에 잠깐, 이 일거리의 제목을 생각해 보자. 

'동성 K2모델 20,000EA 발주' 보다는 '동성에서 K2모델 20,000EA 입고시키기' 가 더 적절한 제목이 된다. 왜냐하면 실제로 실행할 하위 다음행동들이 존재하므로 상위항목은 다음행동이 아니라 작은 단위의 프로젝트가 되어야 한다. 

그렇다면 프로젝트의 제목은? 그 일거리를 처리했을때의 목표. 즉 완성형이 되도록 설정해 주는것이 좀더 직관적인 제목이 된다.

그래서, '동성 K2모델 20,000EA 발주' 보다는 '동성에서 K2모델 20,000EA 입고시키기'가 더 적절한 할일제목이 되는 것이고, 동성에서 K2모델 20,000개를 입고시키기 라는 목표를 위해서 해야할 하위 행동들을 보다 쉽게 생각해내고 설정할 수 있다. 프로젝트 목적에 대한 설정은 이미 앞서 언급한 바 있다.

최상위 프로젝트를 설정할 때 설명했던 것처럼, 이 일거리의 메모란에 동일한 방식으로 메모를 작성해 둬도 좋겠다. 어쨌든 요지는 작은 단위의 프로젝트라도 그 일거리의 완료상태 즉 목적을 분명히 하라는 것이다. 이것은 하위행동을 설정하는데 도움을 줄 뿐만 아니라, 해당 일거리의 완료시점을 분명히 할 수 있는데 큰 도움이 된다.

이러한 방법으로 수집함에 있는 나머지 일거리들을 모두 가공해 내었다.

그 최종결과물은 오늘, 다음일정, 대기중, 언젠가어쩌면 메뉴에서 확인할 수 있는데 아래에서 한번 구경해 보자.

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[오늘] 메뉴

위 그림에서 보는바와 같이, 에코태스크에서 대기중으로 설정된 항목은 해당 날짜가 되면 오늘 보기에서 최상단에 대기중 항목으로 짜잔 하고 나타나므로 내손을 떠난 할일도 절대 놓치는 일이 없도록 해준다.

[다음 일정] 메뉴

[대기중] 메뉴

다음 글부터는 이렇게 가공된 할일들을 김대리가 실제 업무중에 처리하면서 에코태스크를 활용하는 방법들을 함께 알아볼 것이다.

덧, 항상 수집함에 일거리를 집어넣고 가공해야 하나요? 

필자에게 가끔 이런 질문을 하는 분들이 있다.

GTD일처리기법을 적용한 에코태스크의 사용법을 처음 단계부터 설명하기 위해서 수집함에 할일을 모으고 처리하는 방법을 설명하였으나, 실무에서는 수집함에 할일을 집어넣는 경우는 지금당장은 생각할 겨를이 없어서 '일단 일거리를 적어놓고 보자' 는 정도의 경우 뿐이다. 조금만 익숙해지면 수집함을 거치지 않고 바로 프로젝트나 다음행동으로로 정리해서 추가하게 될 것이고 실제로 이렇게 하는 것이 더 편하다.

하지만, 필자가 수집함을 비우는 과정에서 설명한 일거리를 정의하고 가공방법에는 변함이 없다는 것을 반드시 기억하자.