직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(6) -예정일과 기한의 구분과 활용방법: 기한이 닥쳐야만 일을 처리하십니까?

지난 시간까지 작성한 김대리의 에코태스크 할일 목록이다.

오늘날짜로 지정한 해야할 할일들이 나열되어 있는데, 대부분의 할일관리 앱에서는 이러한 방식으로 할일에 부여된 기한을 기준으로 그날의 해야할 일을 보여준다.

기한을 기준으로 할일을 보여주는 할일관리앱의 위험성은 어떠한 할일을 사용자에게 상기시켜줄 때, 항상 그 기한이 도래했을때 사용자에게 알려준다는 것이다. 이틀전에는 시작해야 기한에 맞춰 처리할 수 있는 일이라면 일거리의 정확한 기한을 설정하는 것만으로는 이렇게 위험한 상황에 처할 수 있는 것이다. 이런 문제를 해결하기 위해서는 일반적인 할일관리앱에서는 약간의 요령이 필요하지만 여전히 관리가 불편하기는 마찬가지다.

에코태스크에서는 이러한 문제점을 고려하여 모든 할일에 일거리의 마감일을 의미하는 기한외에 일거리를 실제로 처리할 예정일이라는 개념을 가지고 있으며 아래와 같은 개념으로 운용하면 위에서 이야기한 위험한 상황을 미연에 방지할 수 있다.

기한:    일거리를 마무리 해야 할 마감날짜

예정일: 그 할일을 실제로 처리하기로 한 날짜

예를 들어 설명해보자.

김대리는 Sam에게 제품 샘플을 1월15일까지는 보낼것이라고 약속했다. 그러면 이 일거리의 기한은 1월15일이다. 그 전에 언제든 처리하면 되지만 1월15일을 넘기면 안된다. 이럴 경우 이 일거리의 기한을 1월15일로 설정해두면 김대리의 프로젝트 리스트에는 아래와 같이 나타난다.

언제 실행할지 예정일은 아직 정하지 못한 일거리지만, 처리해야 할 기한까지 이제 3일이 남은 것이다. 이처럼 에코태스크에서 기한은 실행해야 할 날짜가 아니라 기한이 도래하기 이전에 실행할 예정일을 설정하고 처리할 수 있도록 상기시켜주는 역할을 한다.

에코태스크를 사용할때, 기한이 정해진 일거리라면 당장 실행할 예정일은 정하지 못했더라도 반드시 기한을 설정해 두고 프로젝트 리스트를 검토할때 해당 할일들이 기한을 넘기기 전에 예정일을 설정하여 실행할 수 있도록 하자.

만약 기한이 있는 할일의 예정일을 오늘날짜로 지정했다면, 오늘 화면에서는 아래와 같이 나타날 것이다.

김대리가 프로젝트 리스트를 훝어보고 이건 오늘쯤 시작해볼까 하고 오늘날짜를 설정했더니 오늘 해야할 할일 목록에 기한이 3일 남았다는 표시와 함께 보여진다. 아직 3일이나 여유가 있으니 다른 할일들을 처리하다가 도저히 시간이 모자랄 경우, 기한이 남은 이런 할일들은 내일로 미룰 수 있는 것이다.

반대로 아래와 같이 보여진다면..?

기한이 하루나 지났으니 무엇보다도 이 일거리를 제일 먼저 처리해야 할 것이다.

이처럼 에코태스크의 기한과 예정일의 개념을 이해하고 꼭 활용해 보기를 권한다.

보다 유연한 일처리의 기쁨을 누릴 수 있을 것이다.