직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(7) -아이젠하워 매트릭스 활용하기: 어떤일부터 처리해야 할까?

할일 목록을 작성하면 반드시 이야기되는 것이 있다. 바로 우선순위이다.

우선순위는 말그대로 여러가지 할일들 중에 어느것을 먼저 해야 하는지 결정하는데 도움을 주는 것인데 보통 우선순위는 일거리의 중요도에 따라 결정하게 된다.

그렇지만 단지 일거리의 중요성을 가늠하여 일처리의 우선순위를 정하는 것은 문제가 있다. 왜냐하면 이것에는 시간개념이 빠져있기 때문이다. 극단적으로 이야기해서 중요도만을 중시한다면 중요도가 낮은 일들은 영원히 처리하지 못하게 될 수도 있는데, 사소하지만 급하게 처리해야 할 일들까지 고려하여 조화롭게 일처리를 하려면 중요도와 함께 시간적으로 급한일과 급하지 않은 일까지 함께 고려되어야 한다. 

아이젠하워 매트릭스

이 개념이 적용된 것이 바로 아이젠하워 매트릭스이다.

미국의 아이젠하워 전 대통령이 고안했다고 하여 붙여진 이름인데 사분면으로 이루어진 매트릭스에 Y축은 일의 중요도, X축은 시간적인 중요도를 나타낸다. 아이젠하워 매트릭스는 검색을 하면 많이 나오니 좀더 상세한 내용이 궁금한 분은 검색신공을 발휘해 보도록 하자.

에코태스크에서는 일반적인 할일관리앱들이 사용하는 우선순위대신 아이젠하워 매트릭스를 사용하는데 아래와 같다.

김대리의 할일목록에서 우측상단의 격자 아이콘을 누르면 이처럼 아이젠하워 매트릭스가 나타나는데, 이곳에서 할일들의 우선순위를 드래그&드롭으로 빠르게 정리할 수 있다.

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[2019-11-18 추가]

ecoTask 2.00버전 부터는 이곳에서 설명한 4개 매트릭스박스는 제거되었다. 그 대신 매트릭스의 그룹으로 묶어서 보여주는 우선순위 그룹 리스트 방식을 제공한다. ecoTask 2.00 버전 부터는 우측상단의 메뉴버튼을 클릭한 후 날짜 대신 우선순위를 클릭하면 아래와 같이 매트릭스의 그룹으로 묶여진 리스트를 볼 수 있으니 사용자분들은 참고 하시기 바란다.

이처럼 드래그&드롭으로 할일들을 적절한 매트릭스에 위치시켜놓고, 다시 우측상단의 리스트아이콘을 클릭하면 아래와 같이 할일목록에 우선순위 매트릭스가 지정된 것을 볼 수 있다.

김대리가 가장 우선적으로 처리해야 할 할일은 무엇일까? 

바로 좌상단이 빨간색 (긴급하면서도 중요함) 항목이다. 그다음은 파란색 (긴급하지만 중요하지 않음)이며, 가장 집중해야 할 할일은 바로 녹색 (긴급하지는 않지만 중요함) 으로 칠해진 할일이다.

이처럼 에코태스크로 하루의 업무를 시작할때 아이젠하워 매트릭스로 할일들의 우선순위를 정한 후, 리스트로 돌아와서 할일들을 우선순위에 맞게 정렬한 다음 가장 위쪽의 할일 부터 처리해 나가기를 권한다.

'중요한 일은 급하지 않고, 급한일이 중요한 경우는 드물다' 라는 말도 있듯이 사실 김대리가 가장 신경써서 집중해야 할 일은 녹색 (긴급하지는 않지만 중요함)으로 칠해진 할일이지만 그렇다고 긴급도가 높은 할일들을 소홀히 할 수는 없는 것이다.

아이젠하워 매트릭스는 화면을 매트릭스로 전환하여 드래그드롭으로 설정할 수도 있지만, 마우스 우클릭메뉴를 이용하거나 리스트에 보이는 매트릭스 아이콘을 클릭하여 간단하게 변경할 수 있으니 꼭 활용해 보기 바란다.

중요표시 사용하기

에코태스크에 있는 또하나의 우선순위 설정 기능은 바로 중요도를 표시하는 별표 표시 기능이다. 리스트에 있는 별표를 클릭하면 선택 또는 해제가 토글되는데, 당일에 반드시 처리해야할 일을 표시한다거나 중요도가 특히 높은 할일을 별도로 표시한다거나 하는 용도로 사용할 수 있으니, 각자의 용도에 맞게 편하게 사용해 보기 바란다.

다음 글에서는 앞서 알아보았던 대기중 항목의 또다른 활용법을 알아보도록 하자.