직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(10) -참고항목과 검색의 활용: 처리한 일거리들의 기록은 훌륭한 교과서이다.

앞서 할일목록 만큼이나 한일목록이 중요하다고 이야기 하였는데, 한일 목록이 중요한 또다른 이유는 사용자에게 훌륭한 참고서의 역할을 하기 때문이다.

특히 동일한 업무의 반복작업이 많은 경우 과거에 처리했던 기록을 참고할 수 있다면, 유사한 업무를 다시 처리해야 할 때 업무의 효율을 배가 시킬 뿐만 아니라 또다시 발생할 수 있는 실수를 미연에 방지해 주는 역할을 하기도 한다.

이것이 필자가 항상 타임스템프와 메모를 습관화 하라고 강조한 이유이다.

에코태스크에서는 한 일의 기록을 언제나 조회하고 참고할 수 있도록 다양한 기능을 제공한다.

앞서 소개한 작업기록 외에 참고항목 메뉴와 강력한 검색기능을 제공하는데 차례로 활용법을 알아보자.

에코태스크에서 작업기록과 참고항목, 검색기능을 사용하지 않으면 에코태스크 기능의 반만 사용하는 것과 마찬가지일 정도로 활용도가 높은 기능들이다.

참고항목의 등록과 조회하기

에코태스크의 참고항목 메뉴에는 일을 처리하면서 참고해야할 여러가지 정보들을 추가해 두고 필요할때마다 조회해서 업무에 도움이 될 수 있는데 참고항목을 추가할때는 상단의 입력창에 제목을 등록한 후 메모영역에 세부사항들을 입력하면 된다.

아래는 김대리가 작성한 참고항목들의 예시이다.

이렇게 알아둬야 할 특정 업체의 관련정보, 연락처, 웹사이트 접속정보나 출장을 갈때 준비해야할 체크리스트등 항상 참고해야 할 업무와 관련된 정보를 참고항목에 저장해두고 필요할 때 확인할 수 있다. 개인적인 용도에 맞게 자유롭게 사용해보기 바란다.

참고로, 상단의 검색필터창에서 원하는 항목을 즉시 찾아볼 수 있으니 꼭 기억해 두었다가 사용해 보도록 하자.

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처리한 일을 참고항목으로 등록하기

앞서 설명한 것 처럼 참고항목을 직접 입력할 수도 있지만, 내가 처리한 일을 추후에 참고할 수 있도록 참고항목으로 지정하여 참고항목 메뉴에서 항상 확인할 수 있는데 아래에서 그 방법을 알아보자.

할일을 처리하다보면 다음에 유사한 업무를 처리할 때 참고가 될만한 사항들이 있다. 이럴때는 아래 그림처럼 마우스 우클릭메뉴 또는 우측의 할일 상세보기의 참고항목 아이콘을 클릭하여 한 일을 참고항목으로 지정해 두면 된다.

할일을 참고항목으로 지정하면 위 그림처럼 참고항목의 목록에 해당 할일이 보여지며, 언제든지 필요할 때 조회하여 참고할 수 있다.

업무상 발생하는 어떤 이슈사항을 해결했다던지 알아 둬야 할 중요한 정보가 포함된 할일기록들은 참고항목으로 보관해두면 다음에 동일한 문제가 발생했을 때, 이전에 처리했던 기록을 참고해서 보다 빠르게 문제를 해결할 수 있을 것이다.

이것이 타임스템프와 메모를 항상 사용하라고 권하는 또 하나의 이유이다. 

할일을 처리하면서 발생하는 상황이나 개인적인 생각을 타임스템프와 같이 항상 기록해두는 습관을 들이면 다른사람과 업무를 진행하면서 빈틈없이 일처리하는 사람, 기억력이 초인급인 사람 소리를 들을 수도 있다.

이걸 제가 언제 한다고 했었죠?

이주임님이 분명히 다음주 수요일까지 주시겠다고 X월X일 오후2시34분경에 말씀하셨어요.

아. 제가 말해놓고 깜빡햇나봐요. 최대한 빨리 해 드릴게요.ㅠㅠ

이런 대화도 가능하겠지만, 이렇게 구체적으로 언급하면 경우에 따라서는 재수없다는 소리를 들을 수도 있으니 참고만 하도록 하자.

검색기능의 활용

업무기록을 참고하는 또다른 방법으로는 에코태스크의 강력한 검색기능이 있다.

우측 상단의 검색버튼을 클릭하거나 Ctrl+F (Find) 단축키로 화면어디에서나 검색화면으로 이동할 수 있는데 진행중이거나 진행한 할일을 즉시 찾아 참고하려고 할 때 매우 유용한 기능이다.

검색결과에는 참고항목에 해당 검색결과가 있을 경우, 위 그림처럼 항상 제일 위에 나타나므로 보다 빠르게 업무에 도움이 될 기록들을 검색할 수 있다.

에코태스크에서는 다중검색도 지원하는데, 2개 이상의 단어가 들어있는 항목을 검색할 때는 쉼표로 구분하면 된다.

예를 들어, '출장 체크' 는 [출장 체크] 라는 단어 하나를 검색하지만, '출장, 체크' 라고 검색하면 [출장] 과 [체크] 라는 단어 2개가 모두 들어 있는 항목들을 검색해 주므로 기억해 두었다가 활용하기 바란다.