직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(11) -포모도로 타이머의 활용법: 시간관리 그이상

에코태스크에는 부가기능으로 포모도로 타이머가 있다.

포모도로 타이머가 무엇인지 궁금하신 분들은 예전에 포스팅해 둔 글이 있으니 참고하도록 하자.

2014/01/04 - 생산성 향상을 위한 시간관리법: Pomodoro(포모도로) 기법

에코태스크에 포모도로 타이머를 구현하고, 생각 이상으로 도움이 되어서 따로 포스팅을 작성한 적도 있지만,  이 활용가이드의 일부로 좀 더 일목요연하게 정리해 보려고 한다.

에코태스크에서 포모도로 타이머 사용하는 방법

에코태스크에서 포모도로 타이머를 사용하는 법은 간단하다. 현재 해야할 일을 선택하고 우측 하단의 집중 버튼을 클릭하면 째깍거리는 시계소리와 함께 팝업창으로 포모도로 타이머가 나타난다.

타이머 안에는 아래 그림처럼 현재 집중해서 해야 할 할일이 표시된다. 

참고로, 일시정지등의 타이머 내의 버튼위에 마우스를 살짝 엊어보면 버튼의 설명이 툴팁으로 나타나므로 사용에 참고하기 바란다.

에코태스크에 내장된 포모도로 타이머의 활용방법은 크게 아래 3가지 정도로 생각한다.

1. 포모도로 타이머 본연의 사용방법

다들 아시다 시피 포모도로 타이머는 포모도로의 표준시간인 25분의 집중시간과 5분의 휴식시간이 번갈아 가며 나타나는데, 일처리의 집중과 휴식을 이에 맞춰서 처리 할 수 있을 것이다. 여기까지는 일반적인 포모도로 타이머의 사용법과 차이점은 없다.

참고로, 한가지 일을 끝내고 포모도로 타이머의 시간이 남아있다면 다른 할일을 시작할때 그 할일의 집중버튼을 다시 눌러주면 표시되는 할일이 새로운 할일로 변경되므로 매번 껐다켰다 하지 말자. 25분의 시간이 끝나지 않았을 때는 현재 하던일이 끝났더라도 휴식을 취하지 말고 연속적으로 다음 할일을 시작하라는 포모도로 타이머의 기본적인 가이드를 충실히 구현하였다.

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2. 일처리의 소요시간 측정과 예측하기

에코태스크의 포모도로 타이머를 사용하면, 측정된 총 시간을 현재 선택한 할일을 처리하는데 사용한 소요시간으로 간주하고 자동으로 저장한다. 일시정지나 휴식을 제외한 나머지 시간을 소요시간으로 간주하는데 이 총 소요시간을 25분 단위를 1개의 포모도로로 간주하여 표시하며, 아래와 같이 포모도로 갯수 우측에는 총 소요된 시간을 표시해 준다.

여담으로, 필자가 처음에 포모도로 타이머를 에코태스크에 추가하게 된 계기는 에코태스크 내에서 포모도로 타이머를 사용하고 싶다는 필요성보다 단순히 어떤 일거리를 처리하는데 과연 내가 얼마나 많은 시간을 투자하고 있는가 하는 것을 보고싶다는 것이 그 이유였다.

그냥 타이머를 넣으면 너무 변태스럽다는 소리를 듣지는 않을까? 초시계로 시간을 재가면서 일을 하는 사람이라니. 

이런 저런 생각을 하다가 이왕 타이머를 넣는 김에 이걸 포모도로 타이머 형식으로 구현하면 멋져보이지 않을까? 라는 생각에 이렇게 만들어졌다. 덕분에 구현에 꽤나 고생을 하였는데 (연속적인 다른 할일의 소요시간 측정등의 구현) 만들어놓고 나서는 아주 만족스럽게 사용하고 있다.

타이머에서 측정시간의 저장은 현재 타이머에 선택되어 있는 할일의 소요시간에 합산된다. 예를들어, A라는 할일을 측정하다가 A일을 마무리하고, B라는 할일로 넘어갈 때 B할일에서 집중버튼을 다시 눌러주면 그때부터는 B할일의 소요시간을 측정하기 시작하므로 하나의 포모도로 타이머를 사용하면서도 서로 다른 할일들의 정확한 소요시간을 측정해 볼 수 있다.

이렇게 에코태스크에서 포모도로 타이머를 사용하면 그 일을 처리한 총 소요시간을 대략적으로 알 수 있게 되는데, 대략적으로 아래와 같은 점에서 도움이 된다.

• 이걸 처리한다고 내가 이렇게 시간을 많이 썼네. 라는 자기반성
• 특정 형태의 업무를 진행할때 필요한 소요시간의 예측

반복적인 혹은 유사한 형태의 할일들은 한두번만 사용해보면 그 일거리를 처리할때 필요한 대략적인 소요시간에 대한 감을 잡을 수 있게 되는데, 필자의 경우 이 소요시간에 대한 정보는 다음에 유사한 업무를 진행하기 위한 업무계획을 세우는데 상당히 도움이 되었다.

시간적인 여유가 있다면, 추후 이 데이터들을 이용하여 프로젝트별 소요시간 통계보기등의 차트 기능도 구현해보고 싶은 생각이다.

3. 할일에 집중하기와 되돌아오기

포모도로 타이머를 실행하면 아래와 같은 타이머 창이 나타나며, 다른 창에 가려지지 않고 윈도우의 최상위에 고정된다.

필자는 대부분 이 창을 화면의 상단에 드래그로 고정시켜두고 사용한다. 이처럼 타이머를 항상 눈에 보이는 화면 한귀퉁이에 띄워두면, 포모도로 타이머 본연의 사용법인 '한가지 일에 집중하기'에 보다 시너지 효과를 주는 것을 경험할 수 있게 된다.

내가 무슨 업무를 하려고만 하면 여기저기서 생각지도 못한 다른 일거리가 쏟아진다. 회사에서 짬밥이 좀 되는 사람이라면 이런것들을 과감히 뿌리치거나 미뤄두었다가 처리할 수 있겠지만, 그렇지 못할 경우 현재 하던 일을 잠시 중단하고 전달받은 간단한 일거리를 먼저 처리해야 하는 경우는 다반사이다.

잠시 짬을 내어 다른 일거리를 먼저 처리하는 것은 문제가 되지 않는다. 하면 되니까. 그렇지만 이렇게 정신없이 일을 처리하다보면 어느샌가 내가 하고 있던 일은 온데간데 없어지는 경우가 생긴다.

이전 포스팅의 한구절을 빌리자면 이런 경우다.

분명히 보고서를 작성하고 있었는데, 정신차리고 보니 이면지를 정리하고 있더라. 분명히 자료를 찾고 있었는데 웹서핑을 하고 앉았네.

그렇지만, 포모도로 타이머로 화면 상단이나 귀퉁이에 진행중인 할일을 걸어두면 어떤 방해로 인해서 잠깐 다른길로 빠지더라도, 진행하던 업무를 상기하고 금방 처리하던 일로 돌아올 수 있다.

위의 인용구의 말에 공감하는 사람이라면 이것이 얼마나 중요한 일인지 그 의미를 이해할 수 있으리라 믿는다.

이상으로 에코태스크의 기본적인 활용법에 관해서 모두 알아보았다.

다음 글에서는 에코태스크와 같은 할일관리도구를 지속적으로 사용할 수 있는 방법과 그 이면의 GTD에 관련된 필자의 생각들을 전해드리고자 한다. 아무리 명검이라도 사용하는 사람에 따라 닭잡는 칼이 될 수도 있고 적군 장수의 목을 벨 수도 있듯이, 일처리를 잘 하기 위해서는 단지 좋은 도구를 가지고 있다는 것 만으로는 충분하지 않기 때문이다.