직장에서 할일관리? 에코태스크 활용가이드(12) -지속적으로 에코태스크를 사용할 수 있는 방법: 꾸준함이 핵심이다.

지금까지 에코태스크 앱을 사용하여 직장에서 할일관리를 하는 방법에 대해서 알아보았다.

활용가이드의 마무리겪인 오늘 이야기를 시작하기에 앞서서 에코태스크를 여러 PC에서 동일한 내용을 보고싶어하시는 분을 위해서 이를 구현할 수 있는 방법을 잠깐 언급한다.

다른 PC에서 동일한 데이터 파일을 사용하는 방법

여러 다른 PC에서 에코태스크의 동일한 데이터을 사용하고 싶다면 드롭박스나 구글드라이브, 원드라이브 같은 클라우드 서비스를 사용하면 된다. 클라우드 서비스의 동기화 폴더에 에코태스크의 데이터파일을 저장해두면 항상 해당 클라우드 서비스와 동기화 되므로 직장이나 집 양쪽에서 동일한 데이터를 사용할 수 있다.

그렇게 하려면 에코태스크의 데이터 파일이 저장되는 위치를 클라우드 동기화 폴더로 변경해 주어야 하는데 아래와 같은 방법으로 가능하다. 

에코태스크를 설치하면 기본적으로 내문서/ecotask 폴더 아래에 ecotask.etd 라는 이름의 데이터 파일이 생성된다. 

1.클라우드 동기화 폴더에 ecotask 라는 이름의 폴더를 생성

2.내문서/ecotask 아래의 데이터 파일을 새로 만든 ecotask 폴더로 복사

3.에코태스크 환경설정에서 "다른위치의 데이터파일 선택..." 을 클릭한 후 새로운 폴더의 데이터파일을 선택

이렇게 하면 이후부터 새로 지정한 폴더의 데이터파일을 사용하게 되는데, 이 폴더는 클라우드 서비스로 동기화되므로 다른 PC에서도 동일한 데이터를 사용할 수 있다.

클라우드 서비스는 개인적으로 안정성이 가장 높은 Dropbox를 권하는데 그 이유는 필자의 이전 관련 포스팅에서 확인할 수 있으니 관심있는 사용자는 참고하자.

드롭박스 vs 구글드라이브 PC 동기화 사용성 비교 - 구글드라이브를 버린 이유

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이제 본론으로 돌아와서, 

약간의 GTD 이야기와 함께 이러한 에코태스크와 같은 할일관리 도구를 사용하면서 겪을 수 있는 시행착오에 관해 이야기해보려고 한다. 어쩌면 필자가 지금까지 12회에 걸친 에코태스크 활용가이드를 써내려간 이유가 이 이야기를 하고 싶어였을지도 모르겠다.

한가지 우려

필자가 에코태스크 활용가이드를 작성하면서 처음 생각했던 것은 GTD의 관련용어를 최대한 사용하지 않고 일반적인 용어들로 구성하여 GTD를 모르는 사람들도 거부감 없이 읽고 이해하기 쉽도록 하자는데 있었다.

그런데, 이렇게 글을 마무리하는 시점에서 한가지 우려스러운 부분이 생겼는데, GTD를 에코태스크 활용가이드를 통해 처음 접하는 분들이 활용가이드를 읽고 난 후, 이렇게 일을 처리하는 방식이 GTD의 모든것인 것처럼 생각하지는 않을까 하는 우려이다. 

에코태스크 활용가이드에서는 사무직 직장인의 업무를 효율적으로 설명하기 위한 방법론 적인 측면에서 GTD의 방법론을 일부 차용하였으나, 에초에 GTD는 직장에서의 일처리에 국한된 것이 아니라 우리의 삶을 관리하기위한 방법론이라는 사실을 분명히 이해해 주었으면 한다.

물론 GTD의 시작점으로 에코태스크와 같은 GTD도구를 사용해보는 것은 기본적인 틀을 익히는데 좋은 출발점이 될 것이라는 것은 확신할 수 있다.

에코태스크를 지속적으로 사용하기 위한 방법

지금까지 활용가이드를 모두 보신 독자들은 이해하겠지만, 에코태스크는 GTD기반의 할일관리 도구이자 기록관리 도구이다.

그렇지만, 궁극적으로는 할일관리를 잘하기 위해서는 어떤 도구를 사용해야하는가 가 중요한 것이 아님을 말씀드리고 싶다.

마음에 드는 할일관리도구가 없어서 직접 만든 자의 입장에서 할 소리는 아닌듯 하지만 말이다.

에코태스크와 같은 생산성 향상을 위한 도구를 지속적으로 사용하기 위해서 가장 중요한 것은 무엇일까?

정답은 어떤 도구이든 습관화해서 지속적으로 사용하고 실행할 수 있는가가 중요한 것이다.

에코태스크 뿐만 아니라 많이 알려진 일반적인 생산성 향상을 위한 도구들이라면 모두 여기에 해당한다.

오래 사용을 지속하지 못하는 이유는 할일관리도구가 기능이 너무 부족하다던가, 사용하는데 익숙하지 못하다던가 일이 너무 많아서가 일부 원인은 될 수 있겠으나 근본적인 원인은 아니다. 위에 필자가 '습관화' 라는 단어를 사용하였는데, 이런 도구의 사용을 시작하는 것 자체가 습관을 바꿔나가야 하는 일이기 때문이다.

습관을 바꾸는 것은 오랜시간을 두고 진행해야 하는 일이며, 그만큼 쉽지 않은 일이다.

그래서 처음에는 개인의 노력과 함께 스스로가 약간의 강제성을 가질 필요가 있다.

좀 더 나은거 어디 없어?

더불어 이런 도구들을 사용하는 사람들의 입장에서는 많이 범하는 실수는 점점 자동화가 되길 원하고 뭔가가 추가되어서 모든 것을 한곳에서 해결하고 싶어한다. 그렇게 여러가지 도구들을 찾아헤메지만 단언하건데 세상에 그런 도구는 존재하지 않는다. 다만 그럴듯하게 비슷한 도구들만 있을 뿐이다. 그런 도구들 사이에서 비어있는 뭔가를 충족하기 위해서 또다시 새로운 도구들을 찾아헤메는데 시간을 허비한다.

이 글을 읽는 독자들은 그런 낭비를 최대한 줄였으면 하는 마음이다. 에코태스크는 행동을 관리하고, 그 기록을 관리하는 도구이다. 그 목적을 달성하기 위해서는 최대한의 편리함을 제공한다. 그렇지만 그안에서 자신의 모든 일정을 관리하기를 원한다거나 스크랩기능이나 주소록의 기능을 원한다면 몇일 사용하지 못하고 PC에서 지워질 것이다. 일정을 관리하려면 구글캘린더를 사용하면 되고, 스크랩기능을 원한다면 그에 걸맞는 도구를 쓰면 된다.

에코태스크는 행동을 관리하는 도구이므로 그것을 필요로 하는 사용자라면 충분한 기능을 제공하고 있다는 점을 에코태스크를 만든 사람으로써 자신있게 이야기 할 수 있다. 그러므로 할일관리 즉 행동을 제대로 관리해 보고 싶은 사람이라면 반드시 한번 사용해 보라고 말하고 싶다. 에코태스크로 일련의 노하우를 체득한다면 다른 유사 앱들도 어렵지않게 응용하여 사용할 수 있을 것이다.

그렇다면 이러한 생산성향상을 위한 도구를 지속적으로 사용하려면 도대체 어떻게 해야 할까?

그 비결은 바로 항상 모든 데이터를 최신의 상태로 유지하는데 있다.

GTD에서는 주간검토라고 하는 것이 있다. 주간검토라는 생소한 단어를 외우려고 할 필요없다. 그 요지는 아래와 같다.

주말과 같은 한가한 시간에 일주일에 한번은 모든 리스트를 검토하고, 새로운 할일을 추가하거나 해야할 일과 안해도 될 일을 구분하고, 이미 처리한 일은 제외시키는 일련의 작업을 통해 사용하는 시스템을 항상 최신의 상태로 유지하라는 것이다. 그래야만 그 시스템은 내가 믿고 신뢰할 수 있는 시스템이 되고 그 시스템을 전적으로 믿고 머리를 비울 수 있는 것이다.

그렇지만, 주간검토라는 주1회의 원칙을 굳이 따를 필요가 없다. 주 1회는 상징적인 것일 뿐이다.

예를 들어, 에코태스크 사용자라면 매일 업무시작전과 업무를 종료하기 전 매일 10분정도만 투자해서 리스트를 정리하더라도 최상의 상태로 시스템을 유지할 수 있다. 앞서 필자가 이야기한 '습관' 과 함께 이것이 바로 에코태스크와 같은 생산성관리 도구를 꾸준히 사용할 수 있는 비결임을 명심하기 바란다. 

이왕 사용해보기로 마음먹었다면 쓰레기가 쌓이도록 방치해두면 안된다. 쓰레기가 쌓이기 시작하면 결국 이전의 상황으로 반드시 돌아가게 된다.

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덧붙임1.

직장인이 정리를 잘 하려면 퇴사를 해 보라는 말이 있다 퇴사할때 인수인계를 한다는 마음가짐으로 정리를 하면 그만큼 깔끔하게 된다는 말인데 필자도 공감하는 이야기 이다. 

에코태스크에서 할일에 메모를 작성할때도 항상 인수인계를 한다는 마음으로 작성해보자. 나중에 퇴사할때 인수인계 자료를 많이 줄일 수 있을지도 모른다. 필자는 실제로 퇴사할 때 에코테스크의 데이터를 그대로 후임자에게 넘겨주고 갈 생각이다. 그리고, 그 미래의 후임자는 검색한번으로 왠만한 업무의 히스토리는 모두 파악해 낼 것이라 믿어 의심치 않는다.

덧붙임2.

에코태스크는 PC용 앱으로 할일이 동기화되는 앱이나 웹서비스가 현재 지원되지 않는다. 에코태스크를 소개하면 가장 많이 듣는 이야기가 데이터가 연동되는 앱은 왜 없냐는 것이다. 여건만 된다면 데이터가 연동되는 모바일앱도 서비스하고 싶은 마음은 있지만 현재는 지원되지 않으므로, 만약 데이터가 연동이 되는 모바일용 앱이 반드시 필요한 경우라면 동기화를 지원하는 자신에게 맞는 다른 서비스를 찾아보시길 권한다.

그런데 약간의 억지를 섞어서 반대로 이야기해보면, 

에코태스크는 기본적으로는 회사의 PC에서만 사용가능하므로 퇴근후에는 업무와 100% 단절될 수 있다. 필자가 하고싶은 말은 회사에서 업무를 볼때는 최선을 다해 집중하고 퇴근후에는 에코태스크의 이러한 장점(?)을 십분 활용해서 회사에서의 업무리스트를 굳이 보려고 하지 말라는 것이다. 직장인이라면 퇴근후에는 회사에서 업무에 집중했던 노력만큼, 자신만의 생활과 자기개발에 집중할 필요가 있다. 이것은 결국에는 개인 뿐만 아니라 회사의 업무에도 도움이 된다는 것은 지극히 당연한 인과관계이다.

필자도 하나의 할일관리 시스템에 직장과 개인의 할일을 같이 관리한 적이 있었는데, 어느 순간부터인가 회사의 업무와 개인업무를 구분할 수 없는 지경에 이르렀던 경험이 있다. 이렇게 되면 개인적인 할일에 집중할 수가 없다. 그래서 현재는 직장에서의 신뢰할 수 있는 시스템으로 에코태스크를 사용하고, 개인적인 업무는 다른 시스템으로 분리하여 관리하고 있는데 직장에서의 할일과 개인적인 할일을 완전히 분리함으로써 양쪽 일을 모두 보다 완성도 높게 처리할 수 있게 되었다.

이부분은 호불호가 갈릴 수 있는 부분으로 개인적인 의견일 뿐이다. 물론 본인이 사업을 하는 자영업자 이거나 프리랜서라면 당연히 하나의 시스템에서 모두 관리하는 것이 합당할 것이다.

사소해 보일 수 있는 하나의 어플리케이션 이지만, 개인적으로 에코태스크를 개발하면서 일반적인 사무직 직장인의 업무에 최적화된 시스템을 만들기까지 수많은 기획과 업데이트를 반복하였고, 그와중에 많은 시행착오를 겪었다. 물론 아직도 개인적인 바램으로 추가하거나 개선해야 할 기능들은 남아있지만 일반적인 사무직 업무에서 사용하기에는 부족함이 없을 것이라는 점은 자신있게 이야기 할 수 있다.

지금까지 부족한 글을 참을성을 가지고 끝까지 봐주신 분들께 감사드리며, 에코태스크 사용자분들의 건승을 빈다.