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에버노트(EverNote)를 활용한 할일관리/ GTD 일처리관리기법 #4 - 수집함을 비워봅시다. 수집함의 가공방법

삼정 2013. 7. 20. 01:38

부제: 재미로 보는 에버노트의 활용. 이과장의 실전 GTD #4

오늘강좌가 어떻게 보면 이번 강좌에서 가장 중요한 부분이라고 할 수 있겠습니다.

이과장이 수집함에 수집한 항목들을 가공하여, 실제 일처리를 해 나갈 수 있는 '수집함을 비우는' 과정을 보실 수 있습니다.

GTD일처리기법의 WorkFlow(업무흐름도)에 따라 수집함의 일거리들을 처리하게 되는데, 몇번만 해보면 대충 어떻게 해야되는지 머리속에 들어오실 겁니다. 혹시 GTD업무흐름도표를 한동안 참고해야겠다고 생각하신다면, 수집함에 업무흐름도표를 스크랩하여 고정으로 넣어두고, 익숙해질때까지 참고하셔도 좋을것 같다는 생각이 들었습니다.

그래서, 아래에 조금 보기쉽게 제가 정리한 업무흐름도표를 올립니다. 지난번 GTD일처리기법 핵심강좌 쓸때 만든 것인데, GTD에 생소하신분들은 참고하시기 바랍니다.

<모든 그림은 클릭하면 크게 보입니다.>

이과장은 위 GTD Workflow(업무흐름도표)에 의거해서 수집함을 비우게 될 겁니다.

표를 보면 복잡헤 보이지만, 이제부터 이과장이 실제 처리하는 것을 보면 의외로 간단하게 할만하다는 생각이 드시리라 생각합니다.

본문전에 손가락 클릭 부탁드립니다.

진짜 손가락 1,000개 딱 한번만 찍어보고 싶습니다. 불가능할까요? ^^;;

이것봐 이과장! 하는 일이 왜 이따위야.

서류더미가 얼굴로 날아드는가 싶더니, 이과장은 채 피하지도 못한채 그대로 서 있을 뿐이었다.

뭔가 끈적한 것이 흘러내리는 듯한 기분에 손을 훝었다. 코피가 흐르고 있었다.

서류더미를 집어던진 사람은 다름아닌 이과장과 입사동기였던 김부장이었다.

김부장은 신입사원때부터 상사들의 귀여움을 한몸에 받으며 승승장구 하는가싶더니 같은 입사동기들을 재치고 제일먼저 진급한 케이스다. 신입사원때부터 이과장은 김부장의 아부근성이 역겹게 느껴졌었다.

이봐. 그럴게까지 할 필요는 없잖아?

어허. 자네가 뭘 모르는구만. 이렇게 해줘야 좋아한다니까. 두고봐라. 하하

그래도 그렇지… 넌 자존심도 없냐.

이과장의 핀잔에도 신입사원이었던 김부장은 아랑곳 하지 않았었다.

허구헌날 하는 일이 이따위니 진급도 못하고 만년 과장소리나 듣고 있지.

이럴거면 당장 때려치우던가…

욱하는 마음에 당장이라도 멱살을 쥐어잡고 싶은 심정이었으나, 아내와 딸아이가 떠올라 차마 그럴 수가 없었다.

....................

헉~

이과장은 자리에서 몸을 일으켰다.

반사적으로 돌아보니 아내는 여행길이 고단했는지 아무것도 모론채 곤히 잠들어 있었다.

휴우~ 뭐 이따위 꿈이 다 있담. 젠장

한숨을 내쉬며 이과장은 조용히 방문을 닫고 거실로 나왔다.

이과장은 꿈속에서나마 김부장의 멱살을 쥐어잡고 내동댕이치지 못한걸 후회했다. 아직도 등쪽에는 식은땀이 흘러내리고 있었다.

김부장 그자식. 오늘 만나면 뒤통수라도 한대 갈겨줘야겠구만.

시계를 보니 어느덧 새벽 5시가 다되어 가고 있었다.

누워봤자 더 이상 잠이 오지도 않을 것 같고, 이왕 잠에서 깨어난 김에 이과장은 어제 에버노트에 수집해둔 수집함을 비워보기로 했다. 희무끄레 밝아오는 창밖을 바라보며, 이과장은 소파에 않아서 스마트폰을 꺼내들었다.

어디보자… 이제 수집함을 비워봐야겠군. 수집함을 비우는 걸 일거리를 가공한다고 했지 아마…

수집함의 일거리들을 비우는 일은 수집된 자료를 적합한 장소로 분류 저장하고, 추상적인 일거리를 실제 실행해야 할 단일행동으로 구체화 시키는 작업이며, GTD일처리관리법에서는 이것을 "일거리를 가공한다" 라고 이야기하죠.

참고로, 수집함은 한번 시작하면, 깨끗이 비워야 하며, 수집함에 일거리를 남겨두어서는 안됩니다.

말씀드렸지만, 이글은 GTD일처리기법을 어느정도 이해하고 있으신 분이 대상이므로, 수집함의 일거리를 가공하는 방법에 대해서 궁금한 부분이 있다면 아래 글을 한번 읽어보시고 돌아오시는 것이 좋습니다.

2013/07/12 - GTD 일처리(할일) 관리시스템이란? #2/ 일거리의 가공방법

이과장은 에버노트를 실행하고, 엄지손가락으로 간편하게 왼쪽으로 화면을 쓸어, 바로가기에서 #01.수집함 노트북을 클릭했다.

수집함에는 이과장이 입력해둔 항목들이 들어있었다.

으음. 제일 위에 것 부터 순서대로 하나씩 처리해야한다고 했지. 수집함의 항목들에서는 우선순위가 없다.

이과장은 책에서 본 내용을 혼잣말로 중얼거리면서 제일 위의 항목을 클릭했다.

컬투쇼라… 이거 집사람하고 보러가기로 했지.

GTD Workflow(업무흐름도표) 첫번째 질문이 "이것은 무엇인가? 실행할 수 있는것인가?" 였지.

이건 내가 지금 처리할 수 있는 일이 없는 거로군.

가만 보자 날짜가 8월 20일 까지니까… 아직 시간이 좀 있네.

8월 10일 정도에 다시 이걸 검토해서 표도 사고 하면 되겠지. 아침 회의가 10시쯤 끝나니까 시간은 오전 10시쯤으로 하고…

이과장은 일단 스냅샷으로 되어있는 제목을 "컬투쇼 보러가기"라고 바꾸고, 좌측 하단의 알리미를 클릭하여 아이콘을 빙글빙글 돌려서 8월10일 오전10시로 알리미를 설정하였다.

<좌: 안드로이드용, 우: 아이폰용>

이제, 에버노트는 8월10일 오전 10시 이과장의 아침회의가 끝나는 시간에, 처리할 일이 있다고 알려줄 것이다.

이과장은 알리미를 설정한 후, 우측 하단의 메뉴를 클릭하여 "컬투쇼 보러가기" 노트를 06.추후확인 노트북으로 이동하였다.

1. GTD 추후확인 리스트

이과장은 컬투쇼 보러가기 라는 항목을 다시 검토할 특정날짜로 알리미 설정을 한 후, 추후확인 리스트에 저장하였습니다.

<안드로이드용 에버노트>

<아이폰용 에버노트>

추후확인 리스트는 당장 취할 행동은 없지만 특정 기한내에 처리해야 할 항목을 보관하는 리스트로 설정해둔 특정날짜가 되면 다시 검토하여 처리할 항목들을 저장해 두는 역할을 하며, 해당 특정날짜에 다시 검토하기 위한 알림을 받기 위해 에버노트의 알리미 기능을 활용합니다.

에버노트팁1: 에버노트 알리미 설정하는 방법

안드로이드용의 경우, 알리미를 설정할 노트를 열고, 왼쪽 아래의 시계아이콘을 클릭한 후, 날짜설정… 을 클릭합니다. (위 왼쪽그림)

그후, 아래 원형모양을 돌려서 날짜를 설정하고, 위쪽 해나 달모양 아이콘 혹은 가로막대를 드래그하여 시간을 설정합니다. 시간이나, 날짜를 클릭하면 특정 시간과 날짜를 바로 입력할 수도 있습니다.

재미있는 것은 밤시간이나 낮시간을 선택하는데 따라 시간 위의 동그라미가 해나 달로 바뀝니다. 사소한 것까지 아주 신경써서 만든것 같네요. ^^

아이폰용은 아래와 같이 알리미를 설정할 수 있습니다.

에버노트팁2. 에버노트 노트북 이동방법

노트를 연 상태에서 오른쪽 하단의 메뉴를 클릭한 후, 노트북으로 이동을 선택하여, 노트를 이동할 노트북을 선택한 후 확인을 눌러줍니다.

아이폰용 에버노트의 경우는 아래와 같은 방법으로 간단히 다른 노트북으로 이동시킬 수 있습니다.

자 이제 하나 해치웠고 다음은 뭐지... 아. 아까 서점에서 스크랩 둔 책장사진들이군. 이건 정말 꼭 한번 만들어 봐야지.

이과장은 스크랩 해둔 책장의 디자인에 다시한번 감탄하며, 책장 노트를 언젠가/어쩌면 리스트로 옮겨두었다.

2. GTD 언젠가/어쩌면 리스트

책장만들기는 이과장이 언젠가는 해야할 일이지만, 당장 취해야 할 행동이 없고, 구체적으로 정해진 날짜 또한 없는 항목입니다. 이러한 항목들은 언젠가/어쩌면 리스트로 이동해 둡니다.

그렇지만, 언젠가/어쩌면 리스트 또한 정기적으로 검토하여 실현할 수 있는 환경이 도래하면 다시 가공하여 실행할 수 있는 일거리로 만들어 내야합니다. 위에 설명한 추후확인 리스트와의 차이점은 정해진 기한이 있거나 없는 차이입니다.

참고로, 이과장은 아래와 같이 언젠가/어쩌면 리스트를 4가지로 세분화 해 두었죠.

언젠가/어쩌면 리스트는 이와 같이 세분화 할 수 있습니다.

이과장은 영화를 좋아하기때문에 볼만한 영화 노트북을 만들었고, 가지고 싶은것들, 가보고 싶은 여행지 등을 추가로 만들었습니다. 여기에 해당되지 않는 것들은 모두 언젠가/어쩌면 리스트로 넣기로 했습니다.

이렇게 설명하니까 거창한 것 같지만, 사실 따지고 보면 우리가 평소에 에버노트에 노트북을 만들어서 저장하던 자료들 중의 많은 수가 언젠가/어쩌면 항목이었을 겁니다.

이곳에서는 GTD기법을 설명하기 위해서 언젠가/어쩌면 노트북을 사용하였지만, 목공에 관심이 있는 사용자라면 목공 노트북이 있을것이고, 그렇다면 그냥 그쪽으로 옮겨서 저장해 두어도 전혀 상관이 없겠죠. 자신이 편리한대로 사용하면 됩니다.

다음은 주식책이네. 보자…

이것은 무엇인가? 실행할 수 있는 것인가?

그럼 실행 가능한거지. 주문하면 되잖아. 이건 주문하는 하나의 행동으로 처리할 수 있는거니까 다음행동으로 만들자.

이따가 회사에 가서 주문해야지. 점심때쯤 시간이 날테니까 점심시간후의 시간쯤에 알림설정을 해두는 걸로...

이과장은 일단 노트의 제목을 주식책 인터넷으로 주문하기 라고 바꾸었다.

그리고, 일리미를 오늘 오후 1시로 설정하고 컴퓨터로 해야 될 일이므로 다음행동 리스트중 04.@컴퓨터 라고 만들어 둔 노트북으로 옮겨두었다.

3. GTD 다음행동 리스트 - 단일행동으로 처리되는 항목의 처리방법

자 드디어 처리할 수 있는 일거리가 나왔군요.

인터넷서점에서 책 주문하기는 여러 개가 아닌 하나의 단일행동으로 처리할 수 있는 일거리입니다.

새벽시간인 지금당장 처리할 수 있는 일거리가 아니라고 생각했기때문에, 다음행동리스트에 입력을 해두고, 알리미를 설정합니다. 이때 필요할 경우, 실행을 해야 할 시간을 설정해 둡니다. 그럴 경우, 해당 시간이 되었을때 알림을 받고 바로 처리해주면 되겠죠.

또한, 2분규칙 기억하시죠? 수집함에 있는 자료라 하더라도, 즉시 실행할 수 있는 자료라면 바로 실행해야 하며, 다음행동 리스트로 입력하는 일(미루는 일) 따위는 하지 않아야 합니다. 다만, 기록으로 입력하여 남겨 두는 경우도 있긴 하겠습니다만...

에버노트팁: 다음행동의 알리미 설정의 2가지 방법 - 중요!!!!!

다음행동의 알리미를 설정할때 크게 다음과 같이 두가지로 구분하여 지정해야 합니다.

1. 어떠한 다음행동이 실행해야 할 날짜나 시간이 정해져 있는 경우

알리미를 설정하고, 시간과 날짜를 설정해 줍니다.

2. 어떠한 다음행동이 실행해야 할 날짜나 시간은 정해져 있지 않지만, 빠른시일내에 처리해야 하는 것인 경우

알리미만 설정하고, 시간과 날짜는 설정하지 않습니다.

*시간과 날짜없이 알리미만 지정하는 방법은 노트를 열고 시계모양 아이콘을 클릭한 후, 뒤로가기를 누르던지 화면의 다른곳을 눌러 알리미메뉴를 닫으면 됩니다.

어떤 이야기인지 이해가 되시는지요? 아래 예시를 보면 확실히 이해하실겁니다.

위 화면에서 "@컴퓨터" 실행환경의 다음행동은 3가지가 나와있는데,

위의 2개는 알리미만 설정한 경우이고, 주식책 인터넷으로 주문하기 항목은 알리미의 날짜와 시간 까지 설정한 상태입니다.

알리미만 설정한 경우는 항목의 뒤에 날짜가 표시되지 않지만, 알리미와 날짜를 같이 설정한 경우는 항목의 뒤에 날짜가 표시되어있죠. 뒤에 설명할 GTD 리스트에서 나타날때, 알리미의 날짜를 설정하고 하지않고에는 이와같은 차이가 있습니다.

위에 설명한 알리미 설정규칙에 따르면, 위의 2가지 다음행동은 기한은 정해져 있지 않지만, 빠른시일내에 처리해야 할 다음행동이고, 주식책 인터넷으로 주문하기 라는 다음행동은 오늘날짜에 반드시 처리해야 하는 항목으로 인식해야 합니다.

흔히 할일 관리 앱들을 사용하는 사람들을 보면, 어떤 할일이든 무조건 날짜를 정해두고, 해당 날짜에 그 일을 하지 못했을때는 날짜를 다음날로 옮겨주는 일을 하고 있는데, 그런 행동은 무의미한 일입니다.

그대신 날짜가 정해진 다음행동이 있다면, 우선적으로 무조건 정해진 날짜에 처리해야겠죠.

수집함 비우는 이 작업도 꽤 재밌는 일인걸. 여러가지 생각도 할 수 있는 계기가 되고 말이야.

이과장은 콧노래를 흥얼거리며 수집함의 다음항목을 살펴보았다.

목공일 배우기

이것도 당장 목공학원 등록해서 다니고 할 상황이 아니라 실행할 건 없는데, 언젠가는 해보고 싶은 일이니까… 언젠가/어쩌면 리스트로 넣어야지.

유럽여행

이것도, 언젠가/어쩌면 리스트로 이동해두고…

고장난 노트북 수리

아. 이것봐라… 이것은 무엇인가? 실행할 수 있는 것인가?

실행할 수 있는 거긴 한데… 뭐부터 해야하지. 이걸 하기 위해서는...

이과장은 수집함 처리의 첫번째 규칙을 다시한번 중얼거리면서 생각했다.

일단 노트북 서비스 센터가 어딨는지 확인하고 그다음에, 방문해서 수리하면 될것 같은데…

그러면 첫번째로 해야할 다음행동이 노트북 서비스센터 확인하기 로군…

이과장은 고장난 노트북 수리 라는 노트를 클릭하여, 제목의 앞부분에 프로젝트를 의미하는 [P] 기호를 붙인후,

아래와 같이 그 일을 처리하기 위해 해야할 일련의 행동들을 대략적으로 입력했다.

□ 인터넷으로 서비스센터 위치 확인하기

□ 서비스센터 방문

그리고는, 기한은 정해지지 않았지만, 빠르게 처리해야 할 일이므로, 날짜를 지정하지 않은 알리미를 만든 후, "GTD_프로젝트" 라는 태그를 붙여주었다. 그런 다음, @컴퓨터 라는 실행환경의 다음행동 리스트로 이동시켰다.

1. 아이폰용 에버노트 팁: 체크박스 입력하는 방법

의외로 아이폰에서 체크박스 입력하는 법을 모르시는 분들이 많은것 같아, 클리앙의 후다닥님이 보내주신 스샷을 아래에 첨부합니다.

위 그림에서 처럼, 본문영역을 터치하면 키보드모양의 아이콘 앞에 A 아이콘이 나타나는데, 이것을 터치하면 위와같은 서식 설정화면이 나타납니다. 체크박스 입력후 다시 A 를 터치하면 서식 설정화면이 없어진다고 하네요.

4. GTD 다음행동 리스트 - 하나 이상의 다음행동이 필요한 항목의 처리

어떠한 일거리를 처리하기위해서 하나이상의 다음행동이 필요한 경우가 있습니다. 아마 대부분의 일거리가 그럴것입니다.

자 일단, GTD일처리관리기법에서는 어떤 일를 처리하기위해서 이처럼 하나이상의 다음행동이 필요한 경우에는 그 항목을 프로젝트라고 부른다 는 것을 알아두시기 바랍니다.

그리고, 에버노트에서는 해당 노트를 하나의 작은 프로젝트를 관리하기 위한 용도로 사용하는 것을 권합니다.

몇가지 방법으로 테스트 해보았는데, 이방법이 제일 확실하고 관리나 처리도 무척 간편했습니다.

하나이상의 다음행동이 필요한 항목은 아래와 같이 처리합니다.

첫번째.

먼저, 노트의 제목은 대부분 그대로 사용해도 상관없겠지만다음행동이 아닌 적당한 프로젝트명으로 수정하기를 권합니다.

프로젝트 이름을 짓는 방법은, 그 프로젝트가 성공적으로 완료되었을 때의 성과(결과물)을 노트의 제목으로 적어주는것이 좋습니다. 결과에 대한 비젼을 확실히 정하는 것이죠.

그리고, 이과장은 프로젝트명의 제목앞에 [P] 기호를 붙여두었는데, 나중에 다음행동리스트에서 일반적인 다음행동 항목과 프로젝트 항목을 한눈에 구분하기 쉽게하기 위한 방법입니다.

두번째,

이과장이 한 것 처럼, 해당 프로젝트의 성공적인 수행을 위해 필요한 일련의 다음행동들을 에버노트의 체크박스를 이용해서 본문에 적어주어서, 단계별로 실행할 다음행동과 해당 프로젝트의 진행상황을 동시에 확인하기 위한 용도로 사용합니다.

세번째,

"GTD_프로젝트"라는 태그를 해당 노트에 붙여줍니다. 이것은 프로젝트 리스트를 만들기 위해 사용되므로 뒤에 자세히 다시 설명될 것입니다. 지금은 그냥 이렇게 하는구나 정도로만 생각하시면 되겠습니다.

마지막으로 이과장은 "고장난 노트북 수리" 라는 이 노트를 "@컴퓨터"라는 다음행동 리스트로 이동하였죠.

왜냐하면, 작성한 다음행동 리스트중 가장 먼저 진행해야 할 "□ 인터넷으로 서비스센터 위치 확인하기" 항목이 컴퓨터에서 해야 할 다음행동이기 때문입니다.

만약, "□ 인터넷으로 서비스센터 위치 확인하기" 라는 다음행동을 완료하였다면, 그다음은 어떻게 해야할까요?

당연히 이 노트를 "@외부" 다음행동 리스트로 이동시켜 주면 됩니다. 왜냐하면 그다음 실행해야 할 "□ 서비스센터 방문"은 외부에서 해야 할 일이기 때문이죠.

이런식으로, 하나이상의 단일행동으로 구성된 프로젝트 항목의 경우에, 저장될 다음행동리스트는 미완료된 최상위의 다음행동에 따라 분류합니다.

말로 하니까 어려워 보일 수도 있는데, 실제로 해보시면 아주 쉽고 간단하며, 모든 다음행동 리스트가 일목요연하게 정돈되는 것을 느끼실 겁니다.

참고로 이과장이 위에서 처리한 [P] 고장난 노트북 수리 라는 프로젝트는 다음강좌에 나올 GTD리스트 화면에서는 아래와 같이 나타날 것입니다. 이해가 되시지요? 또한, 앞에 [P]라고 붙어있기때문에 다음행동이 아닌 프로젝트로구나 라고 바로 알 수 있겠죠.

이과장은 거침없이 처리되는 수집함의 항목들을 보며, 기분이 좋아졌다.

자 다음은 보자…

니나상사 송과장 축의금 전달

어 이건 이따가 사무실가서 김대리에게 시켜야 겠네. 김대리가 니나상사 자주 가니까 말이야.

이과장은 이 항목을 날짜를 지정하지 않은 알리미로 만든 후, "@사무실" 다음행동 리스트로 이동시켜 주었다.

이 항목을 @사무실 다음행동 리스트로 이동시킨 이유를 아시겠죠?

맞습니다. 사무실에서 할 일이기 때문입니다.

공주 스마트폰 사주기

아. 이건 우리 딸 생일 선물로 사주기로 한건데 생일이 아직 한달도 더 남아있으니 나중에 다시 검토해서 처리할 수 있도록 하면 되겠어. 재검토할 날짜를 생일 5일정도 전으로 설정해 두자.

이과장은 "공주 스마트폰 사주기" 항목을 딸의 생일인 8월29일의 5일전인 8월24일로 알리미를 설정한 후, 추후확인 리스트로 이동시켜 두었다.

자, 맨처음 나왔던 추후확인 항목이 다시 나왔습니다. 다시 설명안해도 금방 이해하시겠죠?

이과장은 "공주 스마트폰 사주기" 라는 항목을 딸의 생일 5일전에 다시 검토하여 적절한 행동을 취할겁니다.

추후확인 리스트의 가장 큰 장점은, 뭔가 당장 취해야 할 행동도 없는 어떤 일에 대해서 더 이상 고민하거나 생각하지 않아도 된다는 겁니다. 그냥 추후확인 리스트에 던져 넣어두고 잊고 있다가 해당날짜가 도래하면 자동으로 뜨는 리스트를 보고 그때 다시 적절한 행동을 취해주기만 하면 되는겁니다. 스트레스 없는 일처리의 중요한 역할을 하는 리스트중 하나죠.

자 다음은 ...

자동차 타이어 교체

음. 이건 주말에 해야할 것 같은데, 주중에는 시간이 없으니 말이야. 그런데 이것도 해야할 다음행동이 여러 개인데...

이과장은 혼잣말을 중얼거리며, 다음과 같이 입력하였다.

그리고는, 날짜가 정해지지않은 알리미를 설정하고, "GTD_프로젝트"라는 태그를 붙인 후, "@컴퓨터" 다음행동 리스트로 이동시켰다.

프로젝트 항목이 또 나왔군요.

한가지 눈여겨 볼것은 주말에나 할 수 있는 일인데, 날짜설정을 하지 않았다는 겁니다.

왜냐하면, 실행해야 할 첫번째 다음행동 항목이 "□ 타이어 싼곳 인터넷으로 알아보기" 인데 이것은 날짜를 정할 필요없이 가능한한 빨리 실행해야 할 일거리이며, 정해진 날짜가 아니더라도 할 수 있는 다음행동 이기 때문입니다.

이렇듯 프로젝트 항목의 모든 설정 기준은 처리해야할 최상위 다음행동을 따릅니다.

"□ 타이어 싼곳 인터넷으로 알아보기" 라는 항목이 완료처리 되고나면, 그다음 실행할 다음행동인 "□ 서비스센터 방문" 항목의 성격에 맞춰서 알리미를 생각해둔 주말의 날짜로 수정해주고, 외부에서 해야할 일이니까 "@외부" 다음행동 리스트로 이동해 둘 것입니다.

자… 점점 리스트가 줄어드네. 이제 3개 남았어. 하하

다음은 보자….

에어컨 구입

음 이건 자주가는 전자제품 매장에 가서 실물을 한번 보고 결정해야겠지. 집사람하고 주말에 같이 가봐야겠어.

이과장은 위와 같이 입력하고, 이번주 토요일로 알리미를 설정한 후, "GTD_프로젝트" 라는 태그를 달아 @외부 다음행동 리스트로 옮겨두었다.

이것도 프로젝트 항목으로 보이는데요..

한가지 이상한 건 "□ 하이마트 방문"이라는 다음행동 하나밖에 입력하지 않았습니다.

왜냐하면 이과장은 그다음에 취할 행동이 무엇인지는 하이마트를 방문해 봐야 알 수 있다고 생각했죠.

그런 경우 그냥 저렇게 입력해두고 다음일은 그 뒤에 생각하면 됩니다. 너무 어렵게 생각하실 필요 없습니다.

그렇지만, 프로젝트 항목 안에는 반드시 미완료된 다음행동 항목이 하나이상은 존재햐야 한다는 사실 꼭 기억하시고요. 다음행동을 정해두지 않으면 그 상태대로 미뤄지는 일이 되기 쉽기 때문입니다.

기획서 작성하기

음.. 이건 이제 다 작성해둔 거잖아. 오늘 파일철을 만들어서, 김부장에게 갖다주면 되는 일이군.

이 기획서는 오늘 오전중으로 김부장에게 전달되어야 하기때문에, 이과장은 "기획서 작성하기" 항목의 알리미를 오늘 10시경으로 설정해두고, @사무실 다음행동 리스트로 옮겨두었다.

이번엔 단일행동으로 완료될 수 있는 일거리가 나왔습니다.

단일행동의 일거리는 하나의 행동을 취함으로서 처리될 수 있는 일거리이기때문에 실행후 리스트에서 알리미의 체크박스를 클릭하여 완료처리만 해주면 되는 항목입니다.

그런데, 보통 어떠한 일거리를 구체적인 물리적 다음행동으로 쪼개다 보면, 너무 세밀하게 작성하는 경우가 있습니다. 저도 처음 GTD 일처리 기법을 적용할때 고민이 많았던 부분이었습니다.

예를 들어, 이과장이 기획서를 김부장에게 전달하기 전에, 출력된 기획서를 파일철을 만들어야 하죠.

그렇다면,

□ 기획서 파일철 만들기

□ 김부장에게 기획서 전달

이렇게 프로젝트로 만들어 버릴 수도 있습니다만, 이경우는 너무 불필요한 수고를 한다고 볼 수 있겠습니다.

어느정도의 다음행동으로 나누어야 할까 하는 것은 개인적인 취향과 상황에 따라 다르겠지만, 너무 잘게 일거리를 나눌 필요는 없습니다. 그럴경우, 다음행동 리스트를 만드는것 자체가 스트레스가 될 수도 있습니다.

추후에 다른 강좌에서 다음행동의 작성범위에 대해서도 한번 논해볼까 생각중입니다.

다음은…

퍼시픽림

이과장은 지하철에서 본 영화 예고편이 떠올랐다.

이야. 이건 꼭 봐줘야해. 볼만한 영화 노트북을 만들어 뒀으니 거기 넣어둬야겠군.

이과장은 퍼시픽림 언젠가/어쩌면 노트북 스텍의 하위노트북인 "+08.볼만한 영화" 노트북으로 이동시켰다.

5. GTD 언젠가/어쩌면 리스트의 활용

이전 강좌에서 언젠가/어쩌면 리스트는 에버노트의 장점을 십분 활용하여 개인의 입맛대로 만들어 쓰면 된다고 말씀드렸죠.

평소 영화광인 이과장은 언젠가/어쩌면 리스트에 "볼만한 영화" 노트북을 하나 별도로 만들어 두었습니다.

그리고, 볼만한 영화정보를 만나면 그 영화제목을 이곳에 넣어두고 시간날때 검토해서 케이블티비등에서 그 리스트에 있는 영화를 골라서 감상하곤 합니다.

이렇게 볼만한 영화의 리스트를 작성하는데는 보통 2가지 방법이 있을 수 있습니다.

위 왼쪽그림처럼 언젠가/어쩌면 노트북에 볼만한 영화 라는 하나의 노트를 생성해서 본문에 체크박스를 이용해서 리스트를 작성할 수도 있고, 오른쪽 그림처럼 영화 하나마다 하나의 노트을 생성해서 "볼만한 영화"라는 노트북 자체를 리스트로 활용하는 방법입니다.

이과장은 본문에서 2번째 방법을 사용하고 있죠.

왜냐하면 이과장은 영화감상후, 해당 영화의 노트에 그 영화의 포스터를 검색하여 넣어두고, 간단한 감상평과 함께 자신의 별점을 메기기를 즐겨하기 때문에, 영화마다 개별의 노트북으로 만들어 두는 방법을 택한 것입니다.

그러고 난 후에는 언젠가/어쩌면 리스트의 하위항목인 볼만한 영화 노트북에서 별도의 "감상한 영화" 라는 노트북으로 이동해서 저장해 둘 것입니다.

에버노트의 특성상 이러한 리스트의 활용방법은 무궁무진하기때문에 편리한 대로 사용하시면 되겠습니다.

이러한 방법은 에버노트가 자료의 저장소이자 GTD리스트가 될 수 있기때문에 가능한 것입니다.

할일 항목이었던 노트가 어느새 참고자료가 될 수 있는 것이죠. 이러한 장점은 사용자에 따라서 무궁한 활용성을 제공해 줍니다.

참고.

지금은 수집함의 처리과정을 설명하기때문에 영화정보를 수집함에 일단 넣었다가 처리하는 과정에서 옮겨주었지만, 실제로는 위의 첫번째 방법이나 두번째 방법 모두, 볼만한 영화를 접했을때 WriteNote 와 같은 앱을 이용해서 "볼만한 영화"노트북이나 노트로 바로 입력해 버리면 될 것입니다. 저는 실제로 그렇게 사용하고 있습니다.

아… 이제 드디어 하나 남았군.

윗집 개새끼

야… 이거로군. 보자 이건 2분내에 바로 취할 수 있는 행동이지?

이과장은 문득 얼굴을 들어 시계를 쳐다보았다. 스마트폰에 달린 시계가 있건만 이상하게도 집에서는 시간이 궁금할때는 항상 벽에 걸린 시계에 먼저 눈이 갔다. 시간은 어느덧 7시가 다 되어 가고 있었다.

컹컹.. 으르르~

때마침 윗집 개가 또 짖어대기 시작했다. 이과장이 자기를 의식한 것을 아는 걸까?

이과장은 GTD의 2분규칙을 되내이며 망설임 없이 바로 일어나서 인터폰으로 아파트 관리실로 전화를 걸어 관리실 당직자에게 그간의 자초지종을 설명한 후, 개를 조용히 시켜줄 것을 당부했다.

몇분이 지났을까… 짖어대던 개소리가 조용해진 것 같았다. 관리실에서 연락이 간 것 같았다.

또 짖어대는 일이 없을 수야 없겠지만, 이과장은 그간 마음약해서 하지 못한 일거리를 단숨에 처리한 것 같은 뿌듯함과 앓던이가 빠진것 같은 시원함을 동시에 느꼈다.

이과장은 "윗집개새끼" 라는 수집함 항목을 지워버릴까 하다가 수집함 비우기 연습도 할 겸 기념으로 넣어두기로 했다.

"윗집 개새끼"라는 제목을 "관리실 윗집개 조용 연락"이라고 자신만 알아보기쉽게 바꾼 후, 날짜가 지정되지 않은 알리미를 설정하고 "@집" 다음행동 리스트로 이동시켰다.

그리고는, 화면의 우측 가장자리를 스윽 끌어당겨 "바로가기 리스트" 를 띄운후 "+02.@집" 이라는 노트북을 클릭하여 위에 있는 알리미에서 체크박스를 터치하여 해당 항목을 완료처리 하였다.

2. 아이폰용 에버노트팁 : 알리미 완료하기와 알리미 설정 변경하는 방법

이야. 벌써 수집함을 다 비웠잖아.

이제는 에버노트의 GTD리스트 대로만 하면 되겠지. 머리속에 뭔가를 담아두지 않아도 된다는 사실만으로도 벌써 머리가 개운해 지는 느낌인걸...

이과장은 실제로 머리속이 개운해 지는듯한 느낌이 들었다.

여보. 일찍 일어났네.

졸린 눈을 비비며 아내가 방문을 열고 나왔다.

어. 안피곤해? 좀더 자지 그래?

아냐. 그러고 싶지만 수빈이 학교도 보내야 하고…

이과장은 피곤에 지친 졸려하는 아내의 모습이 안스러워 어깨를 토닥여 주었다.

....................

아내가 차려준 간단한 아침식사를 마친 이과장은 집을 나섰다.

지하철은 이미 지상으로 올라와 창밖으로 따스한 아침햇살이 비치고 있었다고, 붐비는 출근길 지하철 안에서 정리가 된 에버노트의 다음행동 리스트를 훝어보며 이과장은 뭔가 알 수 없는 자신감 마저 드는것을 느꼈다.

6. 앞으로 일처리의 기준이 될 GTD 다음행동 리스트

이과장이 보면서 흐뭇해 하고 있는 최종적으로 만들어진 GTD 리스트의 화면은 다음과 같습니다.

노트북을 선택하지 않고, "#02.GTD" 노트북스택을 선택하면 아래와 같은 화면을 볼 수 있습니다.

설정해둔 바로가기를 이용해서 접근하면 더욱 간편하겠죠.?

어쨌든, 이화면에서 앞으로 대부분의 일처리를 하게 됩니다.

기존의 에버노트 노트들 위로 알리미들이 나열되어있고, 이 알리미 리스트는 여러가지로 변형 가능합니다.

일단 정렬방법을 변경해 봅니다. 화면 우측 상단의 메뉴를 누르면 아래와 같은 메뉴가 나옵니다.

여기서 여러가지로 설정 가능합니다.

<왼쪽: 노트북(실행환경)별로 정렬 했을 경우와 오른쪽: 날짜로 정렬했을 경우>

이 각각의 메뉴에서 날짜로 정렬하거나 각각의 @실행환경 으로 정렬(노트북별로 정렬할 경우 )할 수 있으며,

다가오는 항목들을 숨기고 오늘날짜의 항목들만 보거나, 완료된 항목들을 숨기거나 나타나게 할 수도 있습니다.

참고로 알리미리스트에서 완료된 항목은 계속 보여지는게 아니고, 어느정도의 시간이 경과되면 자동으로 알아서 더 이상 표시되지 않아 완료된 항목을 표시해 두더라도 복잡해 지지않아 편리합니다.

참고로, 저는 주로 아래의 두 화면을 사용하고 있습니다.

왼쪽: 날짜로 정렬(체크해제), 다가오는 항목 보이기(체크), 완료항목 보이기(체크해제)

오른쪽: 날짜로 정렬(체크), 다가오는 항목 보이기(체크), 완료항목 보이기(체크해제)

여러가지로 설정해보고, 자신에게 맞는 화면설정으로 변경해가면서 사용하면 되겠습니다.

참고1:

날짜로 정렬은 다음행동이 많지않을때는 편리한 기능이지만, 해야할 다음행동의 갯수가 많을 경우나 현재 상황에서 처리할 수 있는 다음행동들을 조회하고 싶은경우는 노트북별로 그룹화(@실행환경별로 그룹화)한 화면이 조회에 아주 편리합니다.

참고2:.

날짜로 정렬을 체크해제 한 경우, 알리미리스트의 항목을 길게 눌러 특정항목의 위치를 위로 또는 아래로 변경하여 사용자 입맛대로 정렬할 수도 있습니다.

3. 아이폰용 에버노트팁: 알리미 리스트의 정렬방법

7. 프로젝트 리스트의 셋팅방법

GTD일처리기법에서는 하나이상의 다음행동으로 구성된 일거리의 경우, 그 일거리가 완료될때까지 지속적으로 추적 관리 할 수 있도록 다음행동 리스트 외에 별도의 프로젝트 리스트를 만들어 관리하도록 하고 있죠.

본문에는 나오지 않았지만, 이과장은 진행되고 있는 프로젝트들을 한눈에 보고 검토할 수 있는 프로젝트 리스트를 만들었습니다. 바로 "GTD_프로젝트"라는 태그를 이용한 방법입니다.

이과장을 따라 프로젝트리스트를 간편히 조회할 수 있는 설정을 해 봅시다.

앞서 본문에서 이과장은 프로젝트항목에는 "GTD_프로젝트"라는 태그를 달아 주었죠.

따라서 간단히 아래와 같이 해당 태그 검색결과를 바로가기에 등록해두고 프로젝트 리스트의 용도로 편하게 사용하면 됩니다.

위 왼쪽 그림처럼 태그를 클릭한 후, 나오는 태그리스트에서 "GTD_프로젝트"라는 태그를 찾아 길게 누르면 메뉴가 뜹니다. 여기서 "바로가기에 추가" 를 선택합니다.

그러면 위와 같이 "GTD_프로젝트" 태그가 바로가기에 등록됩니다.

저 바로가기에 등록된 "GTD_프로젝트"를 눌러보면, 아래와 같이 현재 진행중인 프로젝트들이 나열됩니다.

각 프로젝트들의 이름 앞에 [P] 기호가 빠진것은 감안하고 봐 주시기 바랍니다. 스샷을 너무 많이 찍다보니 헷갈렸는데, 다시 찍을 기운이 없어서 그냥 둡니다. ㅠㅠ 이번강좌에 스샷만 34장이 들어갔군요.

어쨋든, GTD일처리관리기법에서는 하나이상의 다음행동이 필요한 일거리의 경우, 프로젝트 리스트를 별도로 만들어두고, 해당 프로젝트가 완료될때까지 지속적으로 검토 관리해야함을 강조하고 있습니다만, 일일이 프로젝트 리스트를 만들어 관리하는 일이 쉽지만은 않습니다.

그렇지만, 에버노트에서는 이와 같이 간단히 프로젝트 리스트의 관리가 가능하며, 이렇게 만들어진 프로젝트 리스트는 #02.GTD 다음행동 리스트와 함께 병행해서 활용해 보시면 되겠습니다.

아이폰에서의 바로가기 등록방법도 이전 강좌에서 설명했으니, 똑같이 따라하시면 될것 같네요.

8. GTD 수집함을 비울때 반드시 지켜야 할 규칙

수집함을 비우는 작업을 할때는 반드시 아래 규칙을 따르시는 것이 좋습니다. 어떻게 생각해보면 당연한 이야기 일 수도 있습니다.

1.반드시 위에서 부터 하나씩 순서대로 처리하라.

기억하실지 모르겠습니다만, 이과장이 수집함을 처음 비우기 시작할때 혼잣말로 이렇게 이야기 했죠.

수집함의 항목들에서는 우선순위가 없다.

아주 중요한 이야기입니다.

수집함의 항목들에는 우선순위가 없기때문에, 반드시 위에서부터 순서대로 하나씩 처리해 나가야합니다.

이것이 왜 중요하냐하면, 보통 수집함을 비우라고 하면 수집함의 리스트를 쭈욱 훝어보고는 자기가 하고싶은 또는 처리하기 쉬운 항목부터 처리해 나가는 경우가 있는데, 이렇게 하고나면 처리하기 귀찮거나 생각을 많이 해야할 골치아픈(?) 항목들만 남게 됩니다. 그러다가 수집함을 비우는 일을 미루게 됩니다.

그러면서 수집함에는 계속 자료들이 쌓이게 되고, 결국은 쓰레기통처럼 변해버리게 되죠. 절대 수집함을 쓰레기통으로 만드는 일은 없어야겠습니다.

2. 수집함은 수시로 비워라.

수집함은 한번 시작하면 반드시 비워져야 하며, 그 어떠한 것도 남겨져 있어서는 안됩니다.

GTD일처리기법의 원론적인 이야기를 하자면, GTD기법에서는 수집함을 주말의 한가한 시간이나 시간적인 여유가 있는 업무가 마무리된 오후시간등을 활용하라고 하지만, 그것은 수기로 종이에 리스트를 작성해서 관리하던때의 이야기고, 요즘같은 스마트한 시대에서는 수집함을 비우는 일은 짜투리시간을 통해서 언제든지 가능한 일입니다.

그런 규칙에는 얽매이지 마시고, 시간이 날때는 항상 수집함의 항목들을 가공해 처리하시길 권합니다.

9. GTD Workflow (업무흐름도표)상 본문에서 언급되지 않은 또한가지의 처리방법

와... 마무리 할려고 하는데, 자꾸만 말씀드리고 싶은 것들이 또 생각나네요. 요게 진짜 마지막입니다. ^^

GTD 업무흐름도표상의 모든 경우의 수를 만들어 내어 본문에서 이과장을 통해 설명을 드렸습니다만, 한가지 언급하지 못한것이 있는데 바로, 업무흐름도표상의 버린다. 라는 개념입니다.

수집함에 무엇이든 집어넣다보면 분명히 필요없는 것들이 있을 수 있습니다.

당장 실행하여 처리할 수 있는 행동도 없고, 그렇다고 참고자료로 보관해둘 것도 아니고, 추후에 다시 생각해볼 가치있는 것도 아니라면 버리면(삭제하면) 됩니다.

중요한 것은 그렇게 판단되어 버려졌다면, 다시 그 것을 생각할 필요가 없다는 것이죠.

저는 수집함의 가장 큰 목적은 머리를 비우기 위한 것이라고 생각합니다.

머리속에 있는 것을 끄집어내서 넣어뒀는데, 처리할려고 보니 버려야 할 쓸데없는 것이더라. 그러면 버리고 나서 다시 그 항목에 대해서 생각할 필요가 없는것 아니겠습니까?

앞서 본문에서도 잠깐 설명드렸고, 오늘 강좌를 다 보셨으면 조금 감을 잡으시겠지만,

에버노트로 할일목록(다음행동목록)을 관리하게 되면, 그 노트하나로 모든 관련자료를 저장하고 관리할 수 있으며, 해당 다음행동이 끝났을 경우, 그 노트자체가 훌륭한 참고노트가 될 수 있기때문에, 필요할 경우 별도의 관련 노트북을 만들어서 참고자료로 보관 할 수도 있습니다. 또한 반대로, 필요할 경우, 참고자료가 수집함을 거쳐서 할일목록에 들어갈 수도 있겠습니다.

할일 목록과 참고자료의 경계가 없어진 셈이죠. 에버노트라는 도구를 사용하여, 모든 정보가 통일된 규격(노트)으로 만들어져 있고 그안에서 모든것을 처리하기때문에 가능한 일입니다.

다음강좌는 이과장이 완성된 GTD 리스트를 가지고 실제 업무를 처리하는 과정을 다룰 예정입니다.

최대한 이해하기 쉽게 풀어볼려고 노력했는데, 쉽게 이해가 되시는지 궁금합니다.^^;

내용이 유용하셨다면 손가락 클릭 꼭 부탁드립니다. 손가락 1000개 도전중입니다. ^^;

그냥 가시면 미워할 겁니다. ㅋ

<GTDLog.com 커뮤니티 소개>

GTDLog.com 은 GTD일처리 관리기법을 중심으로 여러가지 자기관리 노하우 및 실생활에서의 생산성 향상을 위한 여러가지 방법들에 관해서 토론하고 공유하는사람들의 모임입니다.

한번 참여해 보세요. -> www.GTDLog.com

에버노트를 활용한 GTD 일처리괸리기법 강좌 목록

2013/07/17 - 에버노트(EverNote)를 활용한 GTD 일처리관리기법 #1 - 에버노트가 GTD 시스템에 적합한 이유

2013/07/18 - 에버노트(EverNote)를 활용한 GTD 일처리관리기법 #2 - 에버노트의 설정

2013/07/19 - 에버노트(EverNote)를 활용한 GTD 일처리관리기법 #3 - 2분규칙의 중요성과 자료의 수집방법