에버노트(Evernote)+GTD 일처리 시스템에서 달력(캘린더)을 활용하는 간단한 방법

* 이 포스팅은 얼마전 출간된 '나과장의 에버노트 분투기'의 내용을 보완하는 성격의 글입니다.

에버노트에서 GTD시스템을 구축해보면, 가장 아쉬운점이 캘린더와 연동하여 볼 수 있는 방법이 없다는 점입니다.

GTD 일처리 기법의 원론에서는 캘린더를 상당히 소중하게(?) 다루며, 캘린더에 기입하는 항목에 대해서는 상당히 엄격한 기준을 두고 제한하고 있기도 합니다. 그렇지만,  달력에 기재해 두고 캘린더로 달력을 검토할때 일정 항목 이외에도 분명히 달력에 기재해 둬야 할 항목들이 있습니다.

물론 앞서 포스팅에서도 언급한 바와 같이, 할일의 날짜를 지정하는 행위(에버노트의 알리미의 날짜를 설정해 두는것) 자체가 달력에 항목을 기입하는 것과 동일한 의미입니다. 그렇지만, 캘린더의 일정을 검토할때 캘린더상에서 날짜가 정해진 항목을 같이 조회할 수 있으면 상당히 편리한 면이 많겠죠.

또한 필자가 강조하는, 에버노트로 GTD 시스템을 구축할때의 큰 장점중 하나인 항목의 유기적인 변환의 가능성을 십분 활용하기 위해서는 이러한 방법이 필요할 것입니다. 예를 들어, 할일 항목이 일정 항목으로 변환되어야 할 경우가 여기에 해당됩니다.

GTD시스템을 구축할때 캘린더에 기입해야 할 항목들을 구분하는 기준들은 몇번 언급되었고, 얼마전 출간된 '에버노트 분투기'에도 자세히 설명해 두었습니다만, 여기에서는 할일이 일정으로 변환되는 과정과 이 과정에서 해당항목을 캘린더에 일정으로 쉽게 등록하고 에버노트와 유기적으로 연계하여 간편하게 조회할 수 있는 방법에 대한 간략한 팁을 포스팅해 봅니다.

사용가능한 캘린더앱의 종류등 약간은 제한적인 사항이 있긴한데, 한동안 직접 사용해본 결과 상당히 편리한 방법이라 생각하여 공유합니다. 간단한 방법이라 이미 이런식으로 사용하고 계시는 분도 있으리라 생각합니다.

이 방법은 안드로이드의 공유기능을 기본적으로 활용합니다. 따라서, 아이폰과 같은 iOS 기기에서는 공유기능이 존재하지 않으므로 그대로 사용하기는 어려우리라 생각됩니다. 필자가 iOS에는 그리 해박하지 못한 관계로 이와 유사한 방법으로 사용할 수 있는 방법이 있을지는 모르겠지만 이 팁을 참고해서 좋은 방법이 개발되면 좋겠습니다. 쓸만한 방법이 생기면 다른 분들을 위해서 노하우 공개도 좀 해주시면 더 좋겠습니다. 

항상 그렇듯이, 간단한 예를 들어 보겠습니다.  할일(다음행동)항목이 일정으로 변환되는 예입니다.

에버노트 분투기의 나과장이 서울가는 비행기표를 끊어야 하는 일이 생겨서 할일에 등록해 두었습니다. 컴퓨터로 할 수 있는 일이니 @컴퓨터 실행환경에 등록해 두었습니다.

이제 컴퓨터 앞에 앉아서 비행기표를 예매 했습니다. 예매를 마친 후, 티켓의 관련 사항을 에버노트의 해당 항목에 기록해 둡니다. 필자도 잘 안되는 부분이긴하지만, 기록의 중요성은 항상 강조드립니다. 기록은 기억을 지배합니다. ^^

   

어쨋든, 위와같이 예매한 티켓의 세부정보를 기록한 후, 단일행동을 완료했으니, 완료처리하였습니다.

그런데, 티켓을 예매하는 다음행동은 완료되었지만 이 항목 자체는 일정으로 변환될 수 있습니다.

이때 안드로이드의 공유기능을 활용합니다.

     

위 그림과 같이 에버노트의 해당 항목에서 공유버튼을 누르고 사용하는 캘린더를 선택한 후, 확인을 눌러주면

   

위와 같이 해당 항목이 간단히 캘린더에 입력이 되며, 캘린더의 노트란에는 에버노트에 해당노트의 링크가 자동으로 삽입됩니다. 이곳에서 시간이나 장소와 같은 일정등록을 위한 기타 추가사항이  있다면 추가로 설정해 준 후 확인을 눌러 캘린더에 저장합니다. 위 예에서는 제목을 그대로 사용하였지만, 필요하다면 제목도 변경해주면 되겠죠.

참고> 에버노트에서 공유기능을 통해 일정등록이 가능한 캘린더가 약간 제한적이더군요. 예를 들어, 제가 쓰는 갤럭시노트3의 기본캘린더는 공유기능에서 나타나지 않습니다. 

제가 사용중인 Business Calendar나 Pocket Informent는 공유가 가능함을 확인했는데, 에버노트에서 공유버튼을 눌러서 자신이 사용하는 캘린더가 공유항목에나타나는지 확인해 보시기 바랍니다. 혹시  자신이 주력으로 사용중인 캘린더가 나타나지 않는다면, Business Calendar 무료판을 설치해두고, 에버노트에서 공유기능으로 일정등록을 하는 용도로만 사용해도 될겁니다.

이런 방법으로 에버노트 항목을 일정으로 등록하는 방법은, 일정을 입력할 때의 편리함도 있지만, 그것보다 추후에 일정의 세부사항 조회가 아주 간편해 집니다.

   

일정을 조회할 경우, 일정항목에 저장된  노트의 링크를 터치하면 위와 같이 에버노트에 저장된 내용을 바로 조회하여 참고해 볼 수 있습니다.  위 예에서는, 항공편 예매정보를 저장해 두었으니, 공항에서 비행기 티켓을 받을때 예약번호등을 에버노트를 실행하여 검색할 필요 없이 캘린더의 일정에서 바로 확인할 수 있을 겁니다.

이처럼 에버노트에 저장된 할일 항목을 일정으로 변환하여 동일한 포맷을 그대로 일정과 연계하여 참고자료로 사용할 수 있습니다.

참고> 이 방법은 캘린더의 링크를 터치하면 위 그림처럼 인터넷창으로 에버노트의 내용이 뜨기때문에 당연히 조회만 가능합니다. 따라서, 해당 노트의 내용을 수정하려면 다시 에버노트를 실행하고 해당 노트를 찾아들어가야 하는 번거로운 점이 발생하게 됩니다.

여담으로, 캘린더에서 노트의 링크를 터치할때 인터넷 창 대신 에버노트앱의 해당 노트가 뜨게 할 수도 있습니다. 이경우는 에버노트에 해당 노트의 수정 작업 또한 바로 가능해집니다만, 어쩌다가 발견한 상당히 이상한(?) 방법이라 정식으로 포스팅하기가 좀 애매합니다.-_-;; 그리 필요한 기능은 아닐 것 같아 제외합니다만, 혹시 이 방법이 궁금하신 분이 있다면  댓글 주시면 추가 포스팅해보도록 하겠습니다.

어쨋든, 이 방법은 특정날짜에 실행해야 하는 다음행동 항목이나  특정날짜에 재검토되어야 하는 추후확인 항목등에도 사용해 볼 수 있겠습니다만, 이러한 경우에는 캘린더에 GTD와 관련된 별도의 캘린더를 추가해서 (예.GTD캘린더) GTD 관련 항목들을 별도의 캘린더로 관리하는 것이 효율적일 것입니다. 또한, 에버노트의 알리미의 날짜가 변경되는 경우, 캘린더의 날짜가 자동으로 변경되는 것은 아니기때문에 이경우는 캘린더의 해당항목의 날짜를 직접 변경해 줘야 하는 수고스러운 부분은 있습니다.

따라서, 필자의 의견은 알리미의 날짜가 정해진 할일항목은 그상태 그대로가 달력에 기재한 것이나 마찬가지기 때문에 굳이 캘린더로 등록할 필요가 없지만, 꼭 캘린더에서 봐야할 중요한 항목이라는 판단이 들때만 선별적으로 적용해보면 좋을듯 합니다.

에버노트+GTD시스템 구축에 있어서, 캘린더를 제대로 시스템에 포함시켜보기 위해서, Zendone 이나 에버노트 알리미의 캘린더를 제공해주는 RTM에 유료가입하여 캘린더 연동기능을 이용해 보기도 하고, 몇몇 캘린더를 지원하는 에버노트용 트렁크앱을 사용해 보기도 했습니다. 실제로 에버노트와 캘린더를 연계해주는 많은 시도들이 있고, 몇몇 훌륭한 서비스들이 존재하기도 합니다. 

그렇지만, 기능은 훌룡한데 한글이 제대로 지원되지 않는다던지, 이런 사소한 기능을 위해 추가비용을 지불해야 한다던지 혹은 특정앱을 사용해야 한다는 제한적인 상황이 불편했고, 그 결과 또한 개인적으로 그리 만족스럽지 못하였는데, 약간 불편한 점이 있긴 하지만 오히려 이런 간단한 방법이 보다 직관적이고 사용이 편리했습니다. 게다가, 별도의 서비스나 도구를 추가한다거나 설정을 해줘야 하는 등의 수고를 할 필요가 없는 점도 장점이 될 수 있겠습니다.

정말 별것 아닌 팁이지만, 에버노트로 GTD 시스템을 구축하고자 하는 분들께 조금이라도 도움이 되시길 바랍니다.

2014년 3월 3일 추가.

본문에서 언급한 캘린더의 에버노트 링크를 터치했을때, 웹브라우저가 아닌 에버노트로 바로 조회해 보는 팁을 추가 포스팅하였습니다. 아래 글 참고하세요.

2014/03/03 - [한줄강좌#002] 에버노트링크를 터치해서 에버노트로 바로 여는 방법 (안드로이드용)

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