아쉬운점은 OutLook과 같은 기존의 일정관리 어플들과 데이터를 연동하지 못하고, 독립적으로 실행된다는 점입니다만, 그럴 수 밖에 없는 것이 일정이나 할일(다음행동)항목의 개념자체가 다르기 때문이기도 합니다.
OutLook에 Add-in형식으로 제공되는 GTD종류도 사용해 보았습니다만, 기존 OutLook에 GTD를 억지로 끼워맞춘 듯한 느낌을 지울 수 없었고, 제 개인적인 경우에는 한눈에 펼쳐져서 관리할 수 없는 불리한 면이 많았습니다.
LifeManager를 사용하는 여러가지 이유들중, 가장 중요한 이유는,
머리속을 비우는 것 입니다.
이것은 결국 해결은 못하고 머리속에만 맴도는 여러가지 일들로 스트레스 받는 일들을 근본적으로 없애기 위함이고, 더 나아가서는, 머리속을 깨끗하게 비움으로써 이러한 여유를 보다 창조적인 일에 사용할 수 있게 하기위함이기도 합니다.
절대적으로 신뢰할 수 있는 시스템속에 모든것을 저장하고, 거기에 따르기만 한다면 되는 것이죠.
1. 수집함 (INBOX) LifeManager로 실행하는 GTD의 시작은 INBOX (수집함)입니다.
머릿속에서 지속적으로 맴돌거나, 문득 생각나는 모든 일들은 머릿속에서 끄집어내어져서 이 수집함에 무작위로 입력됩니다. 머리속에 있는 모든것들을 끄집어내야 합니다. 그리고 머리가 쉴 수 있도록 해 주면 됩니다.
무엇인가 새로운 일이나, 아이디어, 혹은 걱정꺼리등 가릴 필요없이 무언가 떠오를때마다, LifeManager에서 Ctrl-B를 누르고, 입력하기만 하면 됩니다.
무리하게 머리를 쥐어짜내 생각해 내려 할 필요는 없습니다. 자연스러운 생활 속에서 문득 문득 떠오르는 것은 무조건 수집함에 입력합니다. 대부분 3~4일 정도 입력을 하다보면 고민거리나 어디서 시작해야할지 모르는 단지 골치만 아픈 일들등 머릿속에 있는 내용들이 대부분 LifeManager의 Inbox에 고스란히 담기게 됩니다.
다음은 수집함(Inbox)에 담긴 내용들을 검토하여 실행할 수 있는 구체적인 다음행동(Next Action)으로 가공하는 일만 남았습니다.
수집함(INBOX)과 추후에 설명할 언젠가/어쩌면(Somday/Maybe) 항목은 항상 정기적으로 검토해서 가공해야합니다. GTD 시스템에서는 일주일에 한번정도 시간이 많이 남는 시간, 예를 들어 주말 오후에 하기를 권합니다만, LifeManager의 시스템 특성상 시간이 날때마다 언제든지 해도 상관이 없습니다.
수집함에 담긴 내용들을 이제 구체적으로 실행 할 수 있는 다음행동(Next Action)으로 가공해 봅시다.
수집함에는 오른쪽에 기본적으로 상기와 같은 GTD의 "업무흐름도표" 가 있습니다. 이 업무흐름도표에 맞춰서 수집함에 들어가 있는 일거리를 가공합니다.
수집함을 가공하는데 중요한것은, 절대적으로 수집함에 일거리를 남겨두면 안된다는 것 입니다.
수집함은 업무흐름도표에 따라, 무조건적으로 비워져야 합니다. 수집함을 비우는 방법을 알아봅시다.
맨위에 가공해야할 일거리가 있습니다. 예에서는 "가족사진 정리"가 되겠습니다.
업무흐름도표를 따라가 봅시다.
첫번째 질문은, 이것은 무엇인가, 실행할 수 있는것인가? 입니다.
가족사진 정리는 실행할 수 있는 것이므로, "예" -> 다음 질문으로 넘어갑니다.
다음 질문은, 1개이상의 다음행동이 포함되는가? 입니다.
이 질문에 대한 해답을 얻기 위해서는 다음행동(Next Action)의 정의를 먼저 알아야 겠습니다.
GTD에서 다음행동이란, '업무를 완수하기 위해 해야하는 하나의 가시적인 활동' 이라고 규정하고 있습니다.
가족사진 정리 를 위해서 해야하는 행동들은, 카메라에서 사진을 컴퓨터로 옮기고, 인화할 사진을 선별하여, 온라인현상소에 인화를 의뢰한 후, 택배로 받는 일련의 행동들을 포함합니다.
이와 같이 하나의 다음행동이 아닌, 업무를 수행하기 위해서 여러개의 다음행동이 포함되어 있을 경우에는 프로젝트로 작성하여 관리하는 편이 좋습니다.
다시 질문으로 넘어가서,
1개이상의 다음행동이 포함되므로, "예" -> "프로젝트 수립" 으로 넘어갑니다.
"프로젝트 수립" 버튼을 누르면, 프로젝트명을 작성하고, 프로젝트 관리화면으로 넘어간 후,
1. 카메라에 사진을 컴퓨터로 옮기기 2. 인화할 사진 선별 3. 온라인 현상소에 인화를 의뢰 4. 사진 택배 대기 (Waiting For항목)
의 순으로 해당 프로젝트를 완료할 단계까지의 적절한 일련의 다음행동을 입력합니다.
이러한 다음행동들은 간단한 내용들은 일괄적으로 입력해두고, 관리해도 되지만, 1개의 다음행동만을 입력하여, 실행이 끝난 후, 다음에 실행할 다음행동을 입력해도 됩니다. 어떻게 사용하던 그것은 여러분의 자유입니다.
이러한 식으로, 수집함의 모든 항목들을 적절한 환경에 맞게 가공하는 단계를 거친후, 실행에 옮기게 됩니다.
"업무흐름도표"에 나타나 있는 버튼들의 활용방법을 아래와 같이 정리합니다.
여러분들이 수집함의 항목을 가공할때에 업무흐름도표를 따라가면서 일거리를 가공해내다보면, 어떤 일을 해결하는데 있어서 막힌 실타래를 쉽게 풀어 낼 수 있게 될 것이라 생각합니다.
Project수립 새로운 프로젝트의 작성, 업무를 완수하기 위한 다음행동이 1개이상으로 이루어져있을때, 프로젝트를 수립한 후, 해당프로젝트의 다음행동을 결정한다. 참고: 프로젝트 작성 -> 1개이상의 다음행동 수립
즉시실행 1개의 단일행동으로 이루어져 있고, 2분내에 해결될 수 있는 다음행동은 즉시 실행하여 해결한다.
위임 다른사람에게 일을 위임시킴 다른 사람에게 일을 위임하고 완료까지 기다릴것. 보통 2개의 다음행동으로 작성되며, 다음행동(위임) -> 다음행동(대기)순으로 작성함. 참고: 제3자에게 위임시킨 일거리를 대기(@Waiting for)항목의 다음행동으로 입력해두어, 추후에 위임한 일거리의 확인을 빠뜨리지 않도록 관리함.
연기 지금 당장이 아니라, 가까운 미래에 실행할 다음행동으로, 다음행동을 결정한 후, 실행할 날짜/시간등을 기재해 둔다.
보류/ 추후확인 지금 바로 다음행동을 결정하지 못하지만, 가까운 미래에 꼭 다음행동을 결정하여 실행해야하는 항목 다시 검토하길 원하는 날짜를 기록해서 추후확인 리스트에 보관한다. 참고: '연기'와 다른점은 다음행동을 결정하거나 못하거나의 차이임
예를 들면, 1개월후 전시회에 참석을 해야할지 말아야할지 아직 결정할 필요는 없으나, 전시회 날짜 이전에는 결정을 해야하는 경우, 전시회 시작 이전 어느날을 정하여 저장해서, 전시회 시작 이전에는 확인하여 다음행동을 결정할 수 있도록 상기시켜주는 항목
보류/ 언젠가/어쩌면 언젠가, 어쩌면 실행할 수도 있는 항목 당장은 실행할 수 없거나, 실행할 필요가 없지만 완전히 잊어버려서도 안되는 항목들을 보관한다. 참고: 매주 정기적으로 검토하여 평가해 볼 것 '보류/ 추후확인'항목과 다른점은, 추후확인항목은 미래 어느날짜에 무조건 재검토 되어야 하는 항목 '언젠가/어쩌면'항목은 미래 어느날짜에 재검토라고 지정된것은 없으나, 언젠가는 검토되어져야할 항목
참고/ 달력 다음행동은 필요없고, 단순히 특정일에 기억해두어야 할 '정보'를 달력에 기재 예) 1회성의 특정행사,전시회, 거래처사람의 출장등 참고: 지속적인 항목일 경우, 기념일관리에 입력한다.
참고/ 메모장 다음행동은 필요없고, 단순히 알아두어야할 참고사항을 메모장에 기록한후, 추후 검색기능을 통해서 참고한다.
쓰레기 아무 필요없는 내용 버리기(삭제)
LifeManager 프로그램에서는 상기 내용들이 버튼마다 간단한 풍선도움말을 지원합니다. 한번 살펴 보시기 바랍니다.
이와 같은 일련의 '업무흐름도표'에 적용시켜 일거리를 가공해 봅시다. 당장 무엇을 해야할지, 오늘 해야할 일이 무엇인지 모든 일거리들이 단순히 실행가능한 하나의 단일행동으로 Today 화면에 보여질 것입니다.
중요한 점은, 수집함은 무조건적으로 비워져야 합니다. 수집함이 일거리를 보관하는 장소가 되어져서는 안됩니다.
-------------------- 첨언1. 프로그램의 활용법을 설명하다보면, 결국 GTD의 원론적인 이야기가 언급되지 않을 수 없지만, GTD의 원론적인 이야기는 최대한 배제하고자 노력합니다.
왜냐하면, GTD 시스템 자체가 한두페이지의 설명으로 만족할 만큼 설명될 수 있는것이 아니기 때문이기도 하고, 그렇게 되면 프로그램 자체의 설명에 집중할 수 없기때문입니다.
보다 명쾌하게 LifeManager를 활용하고자 한다면, GTD관련 서적이나 GTD관련해서 인터넷을 한번 둘러보는것도 좋겠습니다.
첨언2. 나름대로 합리적이고 직관적인 시스템을 구축하고자 했습니다만, 어떠한 것은 어떻게 하는것이 더 좋겠다 라던지, 프로그램상의 구현방법에 대해서 의견있으신 분은 언제든지 댓글 부탁드립니다.
