Palm을 활용한 실전 GTD#3 -Bonsai의 활용

1.Bonsai의 Filter 활용
앞선 강좌에서 말씀드린 입력한 데이터들을 효율적으로 관리하기 위해서는 Filter를 사용합니다. 필터는 여러가지 용도로 사용될 수 있지만, 여기서는 GTD를 활용하는데 촛점을 맞추고 있습니다. 따라서, GTD에서 이야기 하는 현재 자신이 처한 주변환경에 맞는 적절한 Next Action(다음행동)등을 확인할 수 있도록 필터를 만들어 봅니다.

1-1. 기본필터 만들기와 사용
먼저 기본 필터를 만들어 보죠. 제가 기본필터라고 부르는 이 필터는 거의 대부분의 환경에서 사용하게 되는 것으로서 Bonsai의 사용이 늘어날수록 완료된 항목들이 많아지게 되고, 복잡해 집니다. 따라서, 불필요하게 보여지는 완료된 항목들을 화면에 나타내지 않기 위한 기본적인 필터를 적용하여 주로 사용하게 됩니다.

[#M_ "기본필터" 만들기와 사용해보기 클릭 | 닫기 |

가. 기본필터를 만들어 봅시다.

ㄱ.화면 오른쪽 상단의 Filter Off를 클릭한 후, Edit Filters…를 클릭하면 왼쪽과 같은 화면이 나타납니다. 현재는 필터를 설정해 둔 것이 없으므로 아무것도 나타나 있지 않습니다. 여기서 New 버튼을 눌러서 Define Filter(필터 설정)화면으로 갑시다.

ㄴ. Name란에 “0.기본”이라는 필터이름을 적습니다. 필터명 이름앞에 숫자를 적는 이유는 필터의 리스트를 볼때에 Sort되어 정렬되기 때문에, 나름대로 정해진 순서로 정렬되게 하기 위해서 개인적으로 사용하는 방법입니다. ^^; Status는 완료된 항목은 나타내지 않을 것이므로, Incomplete로 입력합니다.

ㄷ. 위 왼쪽 그림 Date탭은 아무것도 건드릴 필요가 없겠군요.

ㄹ. 위 오른쪽 그림 Category탭에서도 All로 모든 카테고리를 체크해 줍니다.

ㅁ. Keyword에도 설정할 필요가 없으니 그대로 둡니다.

ㅂ. OK를 누르면 왼쪽 화면과 같이 “0.기본”이라는 이름의 필터가 생겼습니다.


나. 기본필터를 사용해 봅시다.

위의 화면은 왼쪽이 필터를 사용하지 않았을때의 화면이며, 오른쪽 그림이 화면오른쪽 위의 필터에서 “0.기본”이라는 필터를 지정했을때의 상태입니다.
보시는 바와같이 이미 완료된 항목은 화면에 나타나지 않게 됩니다. 그림만 보시면 바로 이해하시리라 생각되니, 더 이상의 부연설명은 하지 않겠습니다. ^^;

1-2. 환경에 맞춘 참조용 필터 설정
환경에 따른 Next Action을 표시해주는 필터를 만들어 봅시다.
"환경에 따른"이란 의미는 GTD에서 말하는 현재 내가 처한 상황, 즉 장소를 뜻합니다.

1-2-1."사무실에서 할일” 필터 만들기
만약 내가 사무실에 있다면, 사무실에서 해야 할 Next Action(다음행동)만을 골라서 봐야하겠죠.

가.일단 “사무실에서 할일” 필터를 만들어 봅시다.

ㄱ.조금전과 동일한 방법으로 우측상단의 Filter를 클릭해서 Edit Filters…를 클릭한 후, 새로운 필터를 만듭니다.

- 왼쪽 그림과 같이 Name에 “1.사무실에서 할일” 이라고 입력합니다.

- Status는 완료된 항목은 볼 필요가 없으니까 Incomplete를 설정합니다.

- Type은 To Do로 설정합니다.

- Flat Display에 체크해 줍니다. 이 설정을 하지 않으면 필터링시에 보여지는 해당항목의 상위 Object가 모두 표시됩니다. 기능이 궁금하시면 체크를 하지말고도 시도해 보시죠.
일단 여기서는 체크합니다. ^^;

ㄷ.다음 Date탭입니다.
Due date가 설정된 항목중에 오늘까지(과거부터 오늘을 포함한) 미결된 “사무실에서 할일”을 볼 것이므로, Due date는 “Due within 0 days”로 잡아줍니다.

ㄹ.다음 Category탭입니다.
이건 All로 모두 체크 설정된 채로 그냥 둡니다.

ㅁ.다음 Keyword탭이군요.
사무실에서 할일만 볼것이므로, “사무실”이란 키워드만 넣어줍니다.

ㅂ.“사무실에서 할일”필터 설정이 완료되었습니다. OK를 클릭하여 완료합니다.









나.“사무실에서 할일” 필터를 사용해봅시다.

ㄱ.아래 View아이콘을 눌러서 보기화면을 Default로 바꿉니다. (입력이 아닌 일반적인 사용에서는 앞서 설정해둔 두개의 View화면중, “입력”View보다 “Default”View가 좋습니다.)

ㄴ.기본 화면에서 오른쪽 위의 필터를 “사무실에서 할일”을 선택해 봅시다.

ㄷ.좌측 화면과 같이 Due date가 과거부터 오늘까지 설정되어 있고, Keyword에 “사무실”이 포함된 것중 미완료된 항목만이 나타납니다.
이와 같은 방법으로, 앞에서 설정한 “집에서 할일” 과 “외부에서 할일” 의 필터를 만들어 보세요. 위와 동일한 방법으로 키워드만 해당 사항에 맞게 넣어주시면 됩니다.

앞서 입력편에서도 이야기 했듯이 Keyword는 한 개의 항목이 여러 개를 가질 수 있습니다.
다시 말하면, 집에서도 할 수 있고, 사무실에서도 할 수 있는 일일 경우, “집, 사무실”이라는 두개의 키워드를 가지게 됩니다. 이럴 경우는 “집에서 할일” 과 “사무실에서 할일”이라는 두개의 필터에 당연히 모두 나타납니다.

여기서는, 집, 사무실, 외부 의 세가지 키워드만 설명하고 있습니다만, 예를 들어 컴퓨터에서만 할수 있는 일을 “컴퓨터”라는 Keyword를 추가해두고 거기에 대한 필터도 추가하시면 됩니다.
제 경우는 사무실에 있으면 컴퓨터를 사용할 수 있고, 집에 있어도 컴퓨터를 사용할 수 있으므로, 굳이 세부적으로 컴퓨터 라는 Keyword는 사용하지 않습니다. “장소”를 여러가지로 세분화 해 보았습니다만, 개인적으로는 오히려 더 번거롭더군요. 지하철을 많이 이용하시는 분이시라면 “지하철” 같은 키워드를 설정해 두시고, 지하철을 탔을 때 이용하시면 좋겠군요.
어쨌든 자신의 활용도에 맞는 키워드와 필터를 설정해서 사용하시면 되겠습니다. ^^;

1-2-2. “전화 할일” 필터 만들기
앞서, Call(전화), Waiting for(대기) 등으로 특수상황으로 규정한 것은 카테고리로 분류한다는 정의를 했고 그렇게 설정을 했었습니다.
여기서는 “전화 할일” 필터를 만들어 보겠습니다.

가.“전화 할일” 필터를 만들어 봅니다.

ㄱ.기존과 동일한 방법으로 새로운 필터 만들기로 들어가서 Name에 “전화 할일”이라고 입력합니다.
- Status는 Incomplete
- Type은 To Do입니다.
- Flat Display는 앞서와 마찬가지로 체크해둡니다.

ㄴ.Date탭으로 넘어가서, Due date는 Due within 0day로 설정합니다.

ㄷ.Category탭에서는 Call Category만 체크하고 나머지는 모두 체크를 없앱니다.

ㄹ.Keyword탭이군요. 여기는 아무것도 입력하지 않습니다.

ㅁ.“전화할일”필터 설정이 완료되었습니다. OK를 클릭하여 완료합니다.










나.“전화할일” 필터를 사용해 봅시다.

ㄱ.아래 View아이콘을 눌러서 보기화면을 Default로 바꿉니다.

ㄴ.기본 화면에서 오른쪽 위의 필터를 “전화할일”을 선택해 봅시다.

ㄷ.좌측 화면과 같이 Due date가 과거부터 오늘까지 설정되어 있고, 미완료된 전화로 해야 할일 리스트가 나타납니다.
이와 같은 방법으로 “대기리스트”도 만들어보시기 바랍니다.
위와 동일하게 하되, 필터 설정에서 Category만 “Waiting for”로 체크해 두시고, Date탭의 Due date는 앞으로 미래의 대기상태도 주로 봐야 하기때문에 "Due within"이 아닌 "All date"로 설정해 두시는것이 좋겠죠.

“전화할일”과 “대기리스트” 필터는 사실상 잘 활용되지는 않습니다. 왜냐하면 제가 앞서 말씀드린 룰(즉, Call과 Waiting for는 달력(A5)로 Link한다.)에 의해서 다음에 이야기할 달력(A5)에 표시가 되기때문입니다.

일단 위의 강좌를 차근히 모두 따라하셨다면 왼쪽 그림과 같이 기본적인 필터들은 만들어 졌을것입니다. 이 외에도 개인적으로 사용하기에 따라서 여러가지 결과를 나열시켜 볼 수 있습니다.
제가 설명드린 내용 외에, “오늘까지 미완료된 모든 사항”이라던지 “다음 일주일간의 할일”등의 리스트등 자신의 용도에 맞게 여러가지 필터를 만들어서 사용해 보시기 바랍니다.







대충 Bonsai에서의 활용법은 마무리가 되는군요.
필터의 설정에서 대부분의 내용은 다 이해하시리라 생각합니다만, Date탭에서 Date설정에 관련된 부분이 이해하시기가 애매한 부분이 있는것같아 (제가 처음에 무지 헷갈렸습니다.)
바로 Due로 시작된 문구 4가지를 아래에 정리합니다. 참고가 되었으면 합니다.

예를 들어,
- Due by 12월25일 이라면 Due date가 이전부터 12월15일까지인 항목들을 나타내고,
- Due on 12월15일 은 Due date가 12월15일인 항목만 나타냅니다.
- Due after 12월15일 이라면, Due date가 이후의 항목만이 나타납니다.
- Due within 2days 라면, 과거부터 시작하여 오늘부터 2일후까지의 항목들을 나타냅니다. Due Within 0days라면 오늘까지의 항목이 되겠죠.

Bonsai의 옵션설정에 더 궁금한 사항이 있으시다면 Bonsai매뉴얼을 한번 읽어보시길 권합니다.
이번 편에서 A5의 활용편을 같이 정리하려고 했으나, 문맥상(사실은 시간상 ^^;) Back2Bonsai의 활용과 묶어서 다음편에 정리해보도록 하겠습니다.

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