A5는 주간,일간보기 기능을 지원하는 일정관리 어플입니다. 게다가 현재까진 공짜(Freeware)입니다. ^^; 제작자 사이트 링크는 처음강좌에 간단한 소개글이 있으니 참고바랍니다.
A5는 Palm의 기본 Datebook 및 To Do와 자료를 공유하며, 다들 잘 아시는 WP+ 나 MPlanner등과 같은 기능을 합니다만, 제가 보기에는 어플의 자유도(?)가 다른 비슷한 일정관리 어플들에 비해서 높다보니, 설정부분이 다른 어플들에 비해 나름대로 복잡한 관계로 많이는 사용하지 않으시는걸로 생각이 듭니다.
제가 A5를 사용하게 된 이유는,
- 첫째로 Palm의 NewPIMS를 지원한다는 겁니다.
Treo650이나 T5를 포함한 이후의 최신기종은 PIMS가 기존과 많이 바뀌었습니다. 기존의 제가 사용하던 WP+는 아직 NewPIMS를 지원하지 않는걸로 압니다. 얼른 NewPIMS를 지원해주길 기대하였는데, 제작자님이 많이 바쁘신 것 같더군요.
개인적으로 WP+를 써오면서 주간 보기 기능이 너무 활용성이 높아진 관계로, 동일한 기능을 가진 어플들이 무엇이 있나 고심하던 차에 Agendus도 써 보았습니다만, Agendus단독으로 쓰기에는 괜찮겠지만, 기타 어플들과 연동시켜 사용하기에는 각각의 항목에 제멋대로 노트를 달아서 이상한 기호들을 써넣는 기능 자체가 너무 거슬리더군요.
예를 들어, Agendus를 Bonsai와 같이 쓰게 되면 Bonsai의 모든 링크된 항목들에 Note가 달립니다. OTL...
- 두번째는 상당히 쓸만한 카테고리별 View기능을 지원한다. 입니다.
이것은 WP+나 다른 일정관리어플에서도 지원하는 기능이긴 합니다만, A5처럼 직관적이진 않습니다. 메뉴에 들어가서 일일이 설정을 다시 해줘야 반영되더군요.
- 세번째는 군더더기 없는 아이콘의 지원입니다.
뒤에 자세히 설명하겠습니다만, A5의 아이콘 지원은 그 어느어플에서도 볼수없는 독창적이며 심플하며, 군더더기 없이 깔끔합니다.
이 말의 뜻은 아이콘을 사용한다고 해서, 해당 항목의 Note field에 알수없는 문자들을 나열하지 않는다는 것이죠. 더우기 항목별로 일일이 아이콘을 지정해 주지 않아도 사전에 셋팅된 룰을 통해서 알아서 아이콘을 넣어주는 기능이 탁월합니다. 물론 개별적인 항목에 아이콘을 지정하면, 알수없는 문자들이 들어간 Note Field가 생성되긴 합니다만, 이와는 다른 방식의 아이콘기능도 제공합니다.
이외에도 유용한 기능이 많이 있습니다만, 일단 이정도로 하고, 제가 GTD를 활용하는데 유용한 기능을 중심으로 차근히 알아보겠습니다.
1-1. Category의 설정
처음 설정편에서 Palm의 기본 어플인 To Do (T5이후의 NewPIMS에서는 Task로 이름이 바뀌었죠.)와 Bonsai의 Category를 Action, Call, TimeEvent, Waiting for 의 4가지로 설정하였습니다.
이것을 A5와 연동시키기 위해서 A5의 카테고리 설정을 이와 동일하게 맞춰줘야 합니다.
A5의 메뉴에서 Options -> Items로 가면, 위의 왼쪽과 같은 화면이 나옵니다.
여기서 Events 라는 항목의 오른쪽을 클릭한 뒤, 맨 아래쪽의 Edit Categories…를 클릭한 후, New를 클릭하여 위의 오른쪽 화면과 같이 Category를 생성합니다.
기존과 동일하게 Action, Call, TimeEvent, Waiting for 의 총 4가지의 새로운 Category를 화면과 동일하게 만들어줍시다. 다 입력했으면, OK를 눌러서 이전화면으로 돌아갑니다.
이제 기본 카테고리를 지정해 줍시다.
왼쪽 그림과 같이 Events 의 오른쪽을 TimeEvent로 설정해 줍니다. 이 의미는 A5에서 Event를 생성할때 그 항목의 카테고리를 자동으로 “TimeEvent”로 설정해준다는 의미입니다. 그 아래의 To Do items 는 설정하지 않고 그대로 둡니다.
왜냐하면, A5에서는 To Do를 절대 입력하지 않습니다. A5에 나타나는 모든 To Do 항목은 Bonsai에서 Link로써만 넘어옵니다. 요 아래에서 구체적으로 다시 말씀 드립니다.
모든 설정이 완료되었다면, OK를 눌러 창을 닫습니다. ^^;
1-2. Category의 활용
이제 A5에서 설정해둔 Category를 활용해서 A5에 나타나 있는 정보들을 선별해서 나타내 봅시다.
상기 왼쪽 그림에서와 같이 A5에서 화면 상단을 보면 All 로 표시된 것이 있습니다. 이것이 Category를 필터링 하는 것입니다.
이것을 클릭해보면… 상기 오른쪽 그림과 같이 기존에 설정해 둔 Category List가 나타납니다.
여기서 일단, 대기항목을 표시해 보기 위해, Waiting for를 클릭해 봅시다.
기특하게도 Bonsai에서 To Do를 Link를 했을 때 Category정보도 같이 넘겨줍니다. 이 Category가 A5와 완벽하게 연동이 되는 것이죠.
따라서 상기와 같이 따라해 보시면, 왼쪽 화면과 같이 “Waiting for”(대기)상태에 있는 항목들만 나열되게 됩니다.
다른 카테고리들도 한번 시험해 보세요.
이와 같은 카테고리별 보기 기능은 A5에 표시되는 항목이 몇 개 없을때는 별 필요가 없겠으나, 하루에 표시되는 항목이 제법 많은 경우에 상당히 유용하게 활용될 수 있습니다.
단 주의할 점은,
당연한 이야기겠지만, Bonsai와 Palm기본어플인 To Do, 그리고, A5에서의 Event관련 Category사이에서 3가지 모두 동일한 Category명이 있을때만 연동이 됩니다.
1-3. A5(달력)에 나타내야 할 항목들
이제 GTD를 활용함에 있어서, A5에 나타내야 할 항목들에 관해서, 제 개인적인 의견을 포함하여 말씀드리겠습니다. 앞서 강좌에서도 잠깐 언급한 바 있지만,
##Bonsai에서 To Do로 링크를 걸어 A5에 표시해야 할 항목은…##
1. Call(전화)
2. Waiting for(대기)
3. Next Action(당일날 꼭 해야하는 다음행동)
이라고 말씀 드렸습니다. 여기에 추가하여,
##A5에서 직접적으로 입력되어야 하는 내용은… ##
특정시간이나 날짜가 정해진 행동이나 정보가 되겠습니다.
말로 써놓으면 언뜻 이해가 안가실 것 같아 예를 들어봅니다.
## 특정 시간이나 날짜가 정해진 행동이나 정보의 예 ##
특정인의 생일 또는 기념일 (친구 아무개의 생일, 집사람의 생일등) 기념일 (결혼기념일, 부모님생신, 제삿날 등) 공휴일 (국정공휴일등) 이벤트 (발렌타인데이등) 행사 (어떠어떠한 모임의 월례회등) 약속(Meeting) (업체와의 상담, 친구와의 식사, 시간이 정해진 모든 만남) 시간이 지정된 알고 있어야 할 정보
여기에는 여러가지가 포함될 수 있습니다.
예를 들어 거래처와 전화통화를 하다가 거래처 사장이 해외출장을 간다는 이야기를 들었다면, A5(달력)에 바로 “시간이 지정된 알고 있어야할 정보”로써 입력이 되면 좋겠죠. 출장가기 전날이나 갔다온날 잊지않고 전화 한통으로 안부를 묻는 쎈쓰~를 발휘할 수 있습니다.
이런방식으로 이것 외에도 조금만 생각해보시면 어떤 항목이 입력되어야 할지 금방 아실수 있으시리라 믿습니다.
이외에, 어딘가에서 가볼만한 전시회가 개최된다는 일정을 보았다고 합시다. 이런것도 당연히 정보로서 A5(달력)에 기재되어야 합니다.
이상이 A5(달력)에 직접적으로 입력이 될 수 있는 항목들입니다.
위의 기념일, 공휴일, 생일, 이벤트 등의 항목은 주로 많이들 아시는 Happydays같은 어플들을 통해서 입력됩니다.
다시한번 말씀드리지만, 제가 제안드리는 Palm에서의 GTD 활용방식에서는 A5(달력)에는 절대로 To Do (또는 Next Action)가 직접적으로 입력되어서는 안됩니다. 다만 앞서 강좌에서 “하늘이 두쪽나도 당일에 해야 할 일”이 Bonsai에서 링크로써 입력될 뿐입니다.
이유는 Bonsai의 활용도를 높이기 위함이기도 하며, 또한 달력(A5)를 한번 To Do의 입력 용도로 활용하기 시작하면 그때부터 속된말로 “헷갈리기” 시작합니다. (제 경험담이기도 합니다.^^;)
업무를 어디서부터 시작해야 할지, A5와 Bonsai를 어디서부터 참조해야할지 망설여지게 됩니다. Bonsai를 잘 참조하지 않게되며, 오히려 중요한 현안들을 놓치는 원인이 되기도 합니다. 따라서, Bonsai를 적극 활용하시고, A5는 달력의 개념으로만 활용하시길 권해드립니다.
GTD의 원론을 잘 아시는 분을 위해서 한마디 덧붙입니다.
바로 위에 어디선가 가볼만한 전시회가 개최된다는 일정을 정보로써 A5(달력)에 한다고 했습니다만, 이 정보는 GTD의 보류중 “추후확인List”에 해당이 됩니다.
아시다시피, 보류의 종류에는 “Someday Maybe(언젠가 어쩌면)리스트”와 “추후확인 리스트”가 있습니다.
전시회 일정이 나왔는데, 이 전시회에 가볼지 말지 고민이 됩니다. 당일날 어쩐 일이 있을지도 모르겠고, 아직 결정이 안선다면, 이것은 일단 보류항목으로 잡습니다만, 아직은 해당일까지 시간적인 여유가 있으며 그 정해진 시간전에 한번더 검토해 봐야 하기 때문에, 시간제한이 없는 Bonsai의 Someday Maybe list로 들어가는 것이 아니라, “추후확인 리스트”로 들어갑니다.
이 추후확인 리스트도 파일이나 서류등의 내용이면 당연히 GTD에서 이야기하는 물리적인 서류철을 이용해야 하겠지만, 단순히 몇 개의 문장으로 나열이 가능한 것이라면 달력(A5)에 들어가는 것입니다.
2. Bonsai를 2배로 활용하게 해주는 Back2Bonsai의 활용
Back2Bonsai라는 어플이 있습니다.
이것은 Bonsai와 같이 제공되는 별도의 어플로서 Palm의 Hack개념의 어플입니다.
속칭 백그라운드로 실행이 되며, A5상에서 나타나 있는 Bonsai에 링크된 항목을 통해서 Bonsai상의 해당 항목으로 바로 찾아가는 강력한 기능을 제공해 줍니다.
2-1. Back2Bonsai의 설정
Back2Bonsai는 2가지 종류가 있습니다.
"Back2Bonsai.PRC"는 OS5용이고, OS4 또는 그 이하 버전의 팜에서는 "Back2BonsaiHack.PRC" 를 인스톨 하시면 됩니다. 아시겠지만, OS4 또는 그 이하버전의 Palm에서는 HackMaster가 필요합니다.
일단 Back2Bonsai.prc 파일을 Palm에다 설치하시고 실행해 보시면, 위와 같은 화면이 나타납니다.
** 위 화면은 OS5용일 경우이며, OS4또는 그 이하 버전에서는 HackMaster에서 Back2Bonsai의 설정을 합니다.
일단 화면과 같이 모든 항목을 체크해 줍시다.
항목이 몇 개 안되니 간단히 설명하다면…
Enable Back-2-Bonsai
Back2Bonsai를 활성화시켜 줍니다. 반드시 체크합니다.
Show context before jumping
A5에서 Bonsai에서 Link된 항목을 클릭하면 Bonsai로 바로 넘어가지않고, 관련정보를 보여준뒤, Bonsai로 넘어갈지 말지를 결정하게 해 줍니다.
Show full Hierarchy
상기 옵션에서 설정한 관련정보를 나타낼 때, Bonsai에서 해당항목의 상위트리명을 모두 보여줄지 말지 결정합니다.
모든항목에 체크하셨다면, home버튼등을 눌러서 기본런처 화면으로 돌아가면 됩니다.
2-2. Back2Bonsai의 활용
이제 Back2Bonsai의 설정을 마쳤으니 어떻게 사용되는 것인지 알아봅니다.
A5에서 기존에 연습하면서 Bonsai로부터 Link된 항목이 있을 것입니다. 저는 “사진 CD로 굽기”항목을 클릭해 봤습니다. A5의 일간보기나 주간 보기에서 해당항목을 클릭하면 왼쪽과 같은 화면이 나타납니다.
기본적으로 그림에서와 같이 info화면의 우측상단을 클릭시 Edit모드로 가고 좌측 상단을 클릭시 해당항목의 Delete가 선택됩니다. 이 옵션은 A5의 메뉴에서 Options -> Actions에 가시면 info top left, info top right 라는 항목에서 임의로 변경할 수 있습니다.
일단 우측 상단을 클릭해서 왼쪽과 같은 Edit모드로 들어가 봅시다.
Edit모드로 들어가면, 왼쪽 그림과 같은 모양이 나옵니다. 여기서 “사진 CD로 굽기”라는 항목 뒤에 [BZ74]라고 적힌 것이 보일겁니다.(임의로 생성되는 것이므로 숫자는 다를 수 있습니다.) 이 [BZ..로 시작되는 태그를 그림과 같이 스타일러스로 더블클릭 합니다.
참고로, 이것은 Back2Bonsai를 위한 –메뉴의 Options -> Global settings… -> Links탭을 보시면, “Insert Bonsai link tag in target”에 앞서 설정에서 체크를 해 두었기 때문에, Bonsai에서 Link시에 자동으로 삽입됩니다. 그 항목 아래의 “Append link tag to notes”를 체크해 두면, 이 테그가 항목명 옆에 삽입되지 않고, Note에 삽입됩니다만, Back2Bonsai의 사용에 불편하고, 또 쓸데없는 Note를 생성하기 때문에 권하지 않습니다.
그러면 왼쪽 그림과 같이 Back2Bonsai가 실행이 되어, Bonsai에 관련된 정보가 나타납니다.
왼쪽 그림을 보니, 클릭한 “사진 CD로 굽기”라는 항목은 “Personal Project & Action” -> ”하드정리를 위한 사진굽기” 항목 아래에 있는 것이군요.
Close를 누르면 이전화면으로 돌아가고, Go To를 누르면 Bonsai의 해당 항목으로 바로 이동합니다.
Go To를 눌러봅시다.
그러면 왼쪽 화면과 같이 Bonsai로 바로 이동하여 해당 항목에서 커서가 깜박 거리고 있을 것입니다.
이와 같은 방법으로 A5뿐 아니라 일정어플에서 Bonsai로의 연동이 쉬운 것은, Bonsai만의 장점입니다.
나름대로 유용한 기능이니 Bonsai에서 자료가 쌓여 갈수록 점점 더 유용하게 활용 하실 수 있으리라 생각합니다.
다음 마지막 강좌는 “## 좀더 직관적으로… 아이콘의 사용” 편입니다.
이건 별일이 없는한, 이번 주말안으로 마무리 할려고 합니다. ^^;
